N° 3 – 20 janvier 2022

Fonctionnement des conseils d’agglomération : modalités de prise de décision des représentants des municipalités locales et possibilité de déposer séance tenante de nouveaux points à l’ordre du jour lors des conseils d’agglomération.

Contexte

À la suite des élections municipales du 7 novembre 2021, plusieurs nouvelles personnes élues ont participé pour la première fois au conseil de leur municipalité locale. Si cette municipalité fait partie de l’une des onze agglomérations du Québec, il est possible que ces élues ou élus représentent aussi leur municipalité à leur conseil d’agglomération. Or, les décisions prises par un conseil d’agglomération doivent répondre à certaines particularités procédurales qui méritent d’être soulignées.

Ce Muni Express vise à :

rappeler aux municipalités faisant partie d’une agglomération les règles relatives à la prise de décision des personnes qui les représentent lors des conseils d’agglomération;
informer des conditions entourant la possibilité de déposer séance tenante de nouveaux points à l’ordre du jour lors des conseils d’agglomération.

Cela dit, des règles particulières concernant la composition et le fonctionnement d’un conseil d’agglomération peuvent être prévues dans un décret d’agglomération.

En amont des décisions du conseil d’agglomération : la règle de l’orientation préalable

Le conseil d’agglomération est composé des membres des différents conseils des municipalités locales qui font partie du territoire de l’agglomération. La ou les personnes qui représentent la municipalité locale au sein de ce conseil d’agglomération agissent donc à titre d’intermédiaires entre ces deux instances.

La Loi sur l’exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations (LECCMCA) prévoit des dispositions visant à encadrer le fonctionnement des conseils d’agglomération (art. 58 et suivants). Lorsqu’un conseil d’agglomération doit prendre une décision, le processus implique à la fois des discussions au sein des conseils des municipalités locales ainsi qu’entre les membres du conseil d’agglomération. Ainsi, dans un premier temps :

La mairesse ou le maire qui représente sa municipalité au conseil d’agglomération doit informer son conseil municipal des sujets qui feront l’objet de décisions lors de la prochaine séance du conseil d’agglomération;
Cette personne doit indiquer à son conseil municipal la position qu’elle entend prendre relativement à ces sujets, en discuter avec les autres membres présents du conseil de la municipalité et proposer l’adoption d’une résolution établissant l’orientation du conseil municipal sur ces questions;
Il est de la responsabilité du conseil municipal de décider, par résolution, s’il adopte la proposition de la mairesse ou du maire comme orientation préalable. Le conseil peut évidemment adopter une position différente sur un sujet ou s’abstenir de prendre position.

En somme, il revient à la mairesse ou au maire de proposer l’adoption d’une résolution établissant l’orientation du conseil, mais la décision ultime de l’orientation revient au conseil municipal.

Dans un deuxième temps :

Lorsqu’une telle orientation préalable est prise par le conseil municipal, la personne qui le représente au conseil d’agglomération doit agir, lors des délibérations et du vote, conformément à celle-ci (LECCMCA, art. 62);
En l’absence de toute orientation à la suite d’une abstention du conseil de prendre position sur un enjeu, le représentant est libre de son vote.

Soulignons toutefois que cette règle ne s’applique pas dans les cas où tous les membres du conseil d’une municipalité liée siègent au conseil d’agglomération (voir note 1).

En instaurant la règle de l’orientation préalable, le législateur a voulu s’assurer que le processus de prise de décision d’un conseil d’agglomération débute en amont, lors des réunions des conseils des municipalités qui le composent. Il s’agit d’une règle essentielle afin de maintenir un lien démocratique, bien qu’indirect, entre l’ensemble des citoyennes et des citoyens d’une agglomération et les décisions prises à son conseil.

Dépôt séance tenante de nouveaux points à l’ordre du jour lors des conseils d’agglomération

Pour que les conseils municipaux puissent adopter les orientations préalables nécessaires au déroulement des séances du conseil d’agglomération, la municipalité centrale de cette agglomération doit nécessairement s’assurer de transmettre la documentation pertinente, y compris l’ordre du jour, en temps utile.

En principe, une séance ne devrait traiter que des sujets figurant sur l’ordre du jour préalablement transmis. Ce principe n’est toutefois pas sans nuance.

En pratique, la possibilité de déposer séance tenante de nouveaux points à l’ordre du jour a fait l’objet de plusieurs interprétations. Cela dit, il peut être raisonnable d’envisager cette possibilité uniquement en tant que mesure d’exception, dans un souci d’apporter une certaine souplesse aux décisions prises par le conseil d’agglomération.

Ainsi, le recours à cette pratique ne pourrait pas se justifier, notamment, lorsque :

celui-ci pourrait être assimilé à une stratégie visant à faire adopter, par le conseil d’agglomération, une résolution qui aurait toutes les chances d’avoir été préalablement rejetée par les conseils des municipalités liées;
un nouveau point à l’ordre du jour porterait sur des enjeux de gouvernance associés à l’agglomération;
celui-ci viserait une réorientation d’une décision prise antérieurement par le conseil d’agglomération.

Interaction entre la règle de l’orientation préalable et la prise de décision pour les sujets présentés séance tenante

Tous les sujets présentés lors du conseil d’agglomération ne revêtent pas la même complexité et ne nécessitent pas le même temps de réflexion. La règle de l’orientation préalable peut, dans certains cas, induire une rigidité des positions pouvant difficilement prendre en compte l’ajout d’éléments nouveaux ou de points de vue différents lors des délibérations au sein des conseils d’agglomération.

Toutefois, cet enjeu pourra être contourné par la nature des orientations préalables adoptées. Ainsi, selon les sujets prévus à l’ordre du jour, les orientations préalables pourraient être libellées de manière large, de façon à laisser une marge de manœuvre à celui qu’elles lient, devant des faits nouveaux. Elles pourraient également, toujours en fonction du contexte, être libellées de manière restrictive afin de ne pas permettre un vote sur toute question nouvelle.

Notes

Afin de valider l’applicabilité de cette règle, se référer au décret constitutif de l’agglomération