N° 22 – 2 décembre 2021

Les obligations imposées suivant les élections générales municipales 

Le présent Muni-Express rappelle les obligations qu’imposent la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM) ainsi que la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (LEDMM) aux élues et élus municipaux, aux préfètes et préfets élus au suffrage universel et au personnel de cabinet à la suite d’une élection générale, et ce, en lien avec les élections générales municipales du 7 novembre 2021. Il présente également les principaux outils mis à la disposition des élues et des élus municipaux par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) afin de les appuyer dans l’exercice de leurs fonctions.

Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités

Assermentation des élues et élus municipaux

Dans les 30 jours suivant la proclamation de son élection, l’élue ou l’élu municipal doit prêter serment conformément à ce que prévoit l’article 313 de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités  (LERM). Ce serment comporte une mention relative au respect de la loi et du code d’éthique et de déontologie qui le concerne. L’élue ou l’élu est donc responsable de prendre connaissance du code d’éthique et de déontologie de sa municipalité et doit le respecter. Le serment peut être fait devant la mairesse ou le maire, la greffière ou le greffier, la greffière-trésorière ou le greffier-trésorier, un membre du personnel électoral ou toute autre personne autorisée par la loi à faire prêter serment (art. 653). Le poste du membre du conseil devient vacant s’il n’a pas prêté serment à l’expiration du délai de 30 jours (art. 330). Dans un tel cas, une élection partielle devra être tenue pour pourvoir le poste.

Déclaration des intérêts pécuniaires

La LERM édicte certaines règles relatives à la divulgation par un membre d’un conseil municipal de ses intérêts pécuniaires.

En vertu des articles 357, 358 et 361 de la LERM, tout membre d’un conseil municipal doit :

• déposer devant le conseil une déclaration écrite de ses intérêts pécuniaires dans les 60 jours qui suivent la proclamation de son élection;
• mettre à jour annuellement cette déclaration;
• divulguer ses intérêts lorsqu’une question débattue par le conseil de la municipalité les concerne.

Le membre du conseil qui fait défaut à ces obligations perd le droit d’assister aux séances du conseil de la municipalité, de ses comités et de ses commissions dans les délais prévus par la Loi (art. 359).

Le membre du conseil doit aviser par écrit la personne occupant le poste de greffier ou de greffier-trésorier de tout changement significatif apporté aux renseignements contenus dans sa déclaration dans les 60 jours suivant le changement (art. 360.1).

Un modèle de formulaire de déclaration d’intérêts pécuniaires à l’intention des élus  (33 Ko) peut être téléchargé. Cette déclaration d’intérêts doit notamment mentionner :

• les immeubles situés sur le territoire de la municipalité, de la MRC ou de la communauté métropolitaine et les intérêts dans des personnes morales, des sociétés et des entreprises susceptibles d’avoir des marchés avec la municipalité ou tout organisme municipal dont le membre du conseil fait partie;
• les emplois et les postes d’administrateur qu’occupe le membre du conseil;
• l’existence des emprunts qu’il a contractés auprès d’autres personnes ou organismes que des établissements financiers ou de prêts, qu’il a accordés à d’autres personnes que les membres de sa famille immédiate, et dont le solde, en principal et en intérêts, excède 2 000 $ (art. 357).

L’officier municipal responsable du greffe doit établir un relevé qui indique les noms des membres du conseil de la municipalité qui ont, depuis le dernier relevé transmis, déposé devant le conseil une déclaration visée à l’un ou l’autre des articles 357 et 358, ainsi que ceux qui ne l’ont pas fait (art. 360.2). Il est ensuite transmis, au plus tard le 15 février de chaque année, à la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation. Il est à noter que ces obligations incombent également aux préfètes et préfets élus au suffrage universel.

Ce relevé peut être transmis par le biais du Portail gouvernemental en affaires municipales et régionales  (PGAMR) selon la procédure prévue à cet effet. Pour savoir comment procéder, veuillez consulter le document suivant : Procédure de transfert de documents par le biais du Portail gouvernemental en affaires municipales et régionales – Relevé des déclarations des intérêts pécuniaires  (314 Ko). Les documents peuvent également être transmis par courrier à la direction régionale  du MAMH desservant le territoire de la municipalité. 

Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale

Révision obligatoire des codes d’éthique et de déontologie des élues et des élus municipaux

En vertu de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale  (LEDMM), les municipalités doivent se doter de codes d’éthique et de déontologie qui s’appliquent aux membres de leur conseil et à leurs ressources humaines, ainsi qu’aux membres du personnel de cabinet. Rappelons que les codes des élues et élus municipaux énoncent les valeurs et les règles applicables à leur conduite ainsi que les sanctions que peut entraîner un manquement à une règle prévue à un code d’éthique et de déontologie.

Toute municipalité doit, après chaque élection générale et avant le 1^er mars suivant celle-ci, adopter à l’intention de ses élues et élus un code d’éthique et de déontologie révisé. Une fois adopté, ce code remplace celui en vigueur, avec ou sans modification (art. 13). Le code révisé doit respecter les exigences de formalités et de contenu de la section II du chapitre II de la LEDMM. De plus, les municipalités doivent respecter les procédures d’adoption prévues aux articles 8 à 12 de la LEDMM.

Une copie certifiée conforme de ce code révisé est transmise au Ministère au plus tard le 30^e jour suivant celui de l’adoption du code d’éthique et de déontologie, du code révisé ou de tout règlement modifiant l’un ou l’autre de ces codes (art. 13.1). Comme pour le relevé d’intérêts pécuniaires, la municipalité peut transmettre électroniquement ce document par le PGAMR  ou par courrier à la direction régionale  du Ministère desservant le territoire de la municipalité. Pour plus de détails, veuillez consulter le document suivant : Procédure de transfert de documents par le biais du Portail gouvernemental en affaires municipales et régionales – Code d’éthique et de déontologie municipal  (315 Ko).

Formation obligatoire des élus à l’éthique et à la déontologie en matière municipale

Tout membre d’un conseil d’une municipalité doit, dans les six mois du début de son premier mandat et de tout mandat subséquent, participer à une formation sur l’éthique et la déontologie en matière municipale. La Commission municipale du Québec (CMQ) est responsable de fixer le contenu minimal obligatoire de cette formation, et seules les personnes qu’elle autorise peuvent la dispenser. Une liste des personnes ainsi autorisées est diffusée sur le site Internet de la Commission municipale du Québec  (art. 15).

Dans les 30 jours suivant la formation, le membre doit déclarer sa participation à celle-ci au titulaire du poste de greffier ou de greffier-trésorier de la municipalité, qui en fait rapport au conseil. La municipalité tient à jour, sur son site Internet, la liste des membres du conseil qui ont participé à la formation. 

L’officier responsable du greffe de la municipalité doit, 30 jours après l’expiration du délai prescrit, aviser la Commission lorsqu’un membre du conseil omet de participer à la formation dans ce délai. La Commission peut imposer une suspension à ce membre conformément au deuxième alinéa de l’article 31.1.

L’article 15 prévoit également que le défaut de participer à cette formation constitue un facteur aggravant aux fins de l’application de l’article 26 de cette même loi (art. 15). 

Les mêmes règles s’appliquent à la préfète et au préfet élus au suffrage universel, avec les adaptations nécessaires.

Code d’éthique et de déontologie des membres du personnel de cabinet

Étant donné que les membres du personnel de cabinet exercent un rôle stratégique de proximité avec des membres du conseil municipal, il est important de fixer explicitement les attentes quant au comportement attendu de leur part dans l’exercice de leurs fonctions. Ainsi, toute municipalité qui a nommé du personnel de cabinet doit adopter par règlement un code d’éthique et de déontologie régissant les règles de conduite attendues de ceux-ci (art. 15.1). Ce code doit notamment contenir les obligations déjà prévues pour les élues et élus municipaux portant sur les valeurs, les règles de déontologie et la formation.

À la suite de chaque élection municipale et avant le 1^er mars suivant celle-ci, la municipalité doit adopter, avec ou sans modification, une version révisée du code sans quoi la ministre pourrait en adopter un à sa place. 

Les membres du personnel de cabinet ont aussi l’obligation de suivre la formation en éthique et en déontologie prévue à l’article 15 de la LEDMM dans les six mois suivant leur embauche et le début de chaque mandat. Cette formation doit respecter le contenu minimal fixé par la Commission et être dispensée par des formateurs autorisés par la CMQ. Par ailleurs, le code d’éthique et de déontologie de la municipalité doit prévoir l’obligation, pour chaque membre du conseil de qui relève du personnel de cabinet, de veiller à ce que celui-ci suive la formation. Il en est de même pour la formation imposée par la CMQ comme sanction pour un manquement au code (art. 15.3). En cas de défaut, le membre du conseil concerné peut être sanctionné par la CMQ.

Comme pour les membres élus, la greffière ou le greffier, ou à la greffière-trésorière ou au greffier-trésorier de la municipalité doit, 30 jours après l’expiration de la période de six mois prévue pour suivre la formation, aviser par écrit la CMQ lorsqu’un membre du personnel de cabinet omet d’y participer.

Tout membre du personnel d’un cabinet en poste à l’entrée en vigueur du code d’éthique et de déontologie qui lui est applicable et qui n’a pas déjà participé à une formation sur l’éthique et la déontologie en matière municipale doit suivre cette formation au plus tard dans les six mois qui suivent cette entrée en vigueur.

Le code d’éthique et de déontologie doit également prévoir les règles qui obligent la directrice ou le directeur de cabinet à transmettre à la greffière ou au greffier, ou à la greffière-trésorière ou au greffier-trésorier de la municipalité une déclaration écrite de ses intérêts pécuniaires, conformément à l’article 357 de la LERM (art. 15.1). Cette déclaration n’est pas publique.

Soutien offert aux élues et aux élus municipaux

Plusieurs outils sont mis à la disposition des élues et des élus municipaux par le MAMH afin de les appuyer dans l’exercice de leurs fonctions. Le document intitulé Outils de référence pour les nouvelles élues et les nouveaux élus municipaux  (100 Ko) en présente un survol. Les personnes élues peuvent aussi consulter le Guide d’accueil et de référence pour les élues et les élus municipaux  (1,6 Mo) pour toute information supplémentaire ou la page Web Soutien aux municipalités et aux personnes élues. 

Le Ministère a lancé récemment le Plan d’action pour favoriser le respect et la civilité, qui comprend des mesures visant à mieux appuyer les élues et les élus, telles que la création d’outils sur les bonnes pratiques à adopter sur les médias sociaux, la bonification de formations ou la mise sur pied d’un programme d’accompagnement. Certaines actions de ce Plan sont déjà en cours et d’autres seront déployées durant les prochains mois et années en collaboration avec les partenaires du milieu municipal.

Pour en savoir plus

La Loi modifiant la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités, la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale et diverses dispositions législatives (projet de loi n^o 49), sanctionnée le 5 novembre 2021, a introduit plusieurs modifications à ces lois. Pour en savoir plus, consultez le bulletin Muni-Express du 10 novembre 2021 relatif à ce sujet.

Ministère des Affaires municipales et de l’Habitation
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2015

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