L’Agilité : point de vue d’une Scrum Master

Par Nesrine Nagati, analyste fonctionnelle, Direction des solutions d’affaires

La Direction générale des ressources informationnelles du ministère des Affaires municipales et de l’Habitation a implanté la méthode de l’Agilité en 2016. Il s’agit d’une pratique innovante se basant sur un principe simple : planifier la totalité de votre projet dans les moindres détails avant de le développer est contre-productif.

En fait, les procédures de travail de l’époque n’étaient plus efficientes et l’équipe devait faire face à des dépassements de délai, à un fort volume de livrables, etc. Un redressement était ainsi nécessaire afin de revoir les façons de faire et de corriger le manque de communication.

Pour y arriver, des formations et des conférences sur la méthode « Agile » ont été offertes à l’équipe. Plus nous peaufinions l’apprentissage de cette méthode, plus nous comprenions l’approche, ses outils et ses procédures et nous y adhérions. 

Après de précieux conseils et instructions offerts par les formateurs et une personne expérimentée en Agilité d’une autre équipe, nous avons amorcé le travail collaboratif, notamment par l’aménagement des locaux et des espaces de travail ouverts non attribués. Dorénavant, les salles de réunion ont des cloisons transparentes et nous tenons nos réunions debout; tout un changement!

Autre modification à notre processus, la constitution d’un tableau de gestion de projets afin de rendre visibles les différentes étapes d’un projet et la charge de travail des membres de l’équipe. Parallèlement au tableau de projets, nous avons intégré des rencontres matinales quotidiennes d’une quinzaine de minutes que je pilote. 

J’ai été désignée Scrum Master par mon équipe en 2019, puisque j’ai un bon sens de l’écoute, une grande capacité à résoudre des problèmes et une maîtrise de l’art de communiquer. Celle qu’on appelle aussi cheffe de mêlée doit faire partie de l’équipe de développement afin d’éviter l’impression de rendre des comptes à un supérieur durant ces scrums et conserver une vraie valeur de collaboration.

Ainsi, l’aspect social qu’implique ce rôle me comble tout comme de pouvoir veiller à ce que l’équipe travaille dans de bonnes conditions et protéger mes collègues contre les interférences, garantir la bonne application du processus Agile et collaborer étroitement avec chaque membre de l’équipe. Nos rencontres permettent ainsi d’y parvenir en partageant les tâches entre chacun et de discuter des problèmes techniques rencontrés et des besoins d’interactions soulevés. 

Cette structure de travail avec une cheffe de mêlée est un changement de mentalité organisationnelle, surtout dans la fonction publique. On ne répond plus à une autorité hiérarchique, mais plutôt à une forme de collaboration. Pour m’y adapter, j’ai reçu une formation dans un centre d’expertise certifié ainsi qu’une autre en facilitation. Je souligne, par le fait même, le soutien obtenu par mon équipe et par mon organisation durant ce processus. C’est une belle occasion de travailler dans un environnement qui croit en de nouvelles avenues d’organisation et qui encourage le cheminement professionnel. D’ailleurs, je trouve ça le fun qu’on s’occupe de faire évoluer ses employés et de leur donner les possibilités de se former et de progresser dans leur carrière. À mon arrivée au Ministère en 2013, à titre de consultante TI, j’avais découvert une équipe motivée, dynamique et autonome. Cette ambiance de travail inspirante correspondait à mes convictions affirmées selon lesquelles le capital humain et le travail d’équipe forment la clé de voûte de la réussite. C’est pourquoi j’ai postulé un emploi permanent au Ministère lorsque l’occasion s’est présentée.

C’est aussi durant les mêlées que les collègues des directions d’où émanent les besoins interagissent avec nous et constatent l’évolution d’un projet. Nous constatons que l’implication de ceux-ci, tout au long du mandat, est indéniablement l’élément principal du succès de la méthode Agile pour le Ministère. Leur présence favorise notamment une meilleure compréhension du produit à réaliser, mais leur collaboration assure également une communication optimale. J’adore ces phases en présence de tous les contributeurs qui permettent de faire naître une belle collaboration entre eux et mon équipe. L’approche Agile nous a permis de regrouper l’ensemble des membres de notre équipe dans une nouvelle dynamique de travail.

Après chaque livraison, nous procédons à une rétrospective durant laquelle l’équipe, y compris les collaborateurs affaires, fait état des apprentissages. À la suite de recherches sur de bonnes façons de faire, chaque membre du personnel met à profit son vécu afin de bonifier les procédures pour être encore plus efficace. Tout élément permet de définir les points forts et ceux à améliorer. 

Après maintenant quatre ans d’implantation, nous constatons des résultats incroyables au MAMH. Nos livraisons sont plus fluides, complètes et de qualité. Le besoin de la clientèle est dorénavant mieux délimité, clair et constamment à jour. Une communication efficace s’établit entre notre équipe et nos clients, ainsi qu’entre les membres de l’équipe. Nous gérons mieux les délais et les coûts, et nos livrables sont centrés sur les éléments ayant de la valeur.

La méthode « Agile » a offert un changement radical au Ministère qui nous permet de faire évoluer nos pratiques encore aujourd’hui dans un objectif d’amélioration continue. Le contexte actuel démontre qu’il faut s’adapter à toute situation et que les projets sont en constante modification. Avec une équipe en qui j’ai confiance, je suis en mesure de mettre à profit mes compétences de cheffe de mêlée pour obtenir des résultats probants. 

Nesrine Nagati, analyste fonctionnelle, Direction des solutions d’affaires

Mars 2021