Améliorer la gestion contractuelle municipale: un défi sur plusieurs fronts

Par Nathalie Jacques, coordonnatrice du pôle d’expertise en gestion contractuelle municipale au MAMH

Au cours des 12 dernières années, j’ai consacré une grande partie de ma carrière au Ministère à analyser les règles contractuelles et à décortiquer les contrats municipaux. Avez-vous déjà réalisé qu’une municipalité consacre, en moyenne, la moitié de son budget à des contrats? En effet, à bien y penser, il y a une multitude de situations où une municipalité doit se tourner vers une entreprise externe pour combler ses besoins.

La passation d’un contrat, ce n’est pas de tout repos. Il suffit d’avoir fait faire des rénovations chez soi pour le constater! Imaginez maintenant à quel point le processus peut être complexe à l’échelle municipale, quand les deniers publics sont en jeu pour répondre aux besoins évolutifs des citoyens. Afin de bien réaliser un projet, il faut savoir évaluer adéquatement son besoin, rédiger un appel d’offres public, qui inclut toutes les clauses applicables et qui ne limite pas la concurrence, de même que faire preuve de vigilance dans le suivi et l’exécution de son contrat.

Dès mon entrée en fonction au MAMH, avec mon collègue d’alors, nous avons travaillé avec la Direction des affaires juridiques sur de nouvelles mesures de transparence, d’équité et d’intégrité à introduire dans les règles de passation des contrats municipaux. Pour les mettre en application, des vagues successives de nouvelles législations et de règlements ont été adoptés depuis 2010. 

Un exemple concret de ces réalisations est que dorénavant, une citoyenne ou un citoyen peut consulter sur Internet la liste des contrats octroyés par sa municipalité. Pour sa part, cette dernière doit vérifier l’intégrité de l’entreprise avec qui elle s’apprête à faire affaire. La municipalité a également le choix entre plusieurs modes d’adjudication des contrats pour obtenir un bien, bénéficier d’un service ou réaliser des travaux. Et j’en passe. 

Des besoins bien ciblés

D’autres besoins en gestion contractuelle se faisaient sentir, notamment en soutien administratif. Les constats suivants soulignent à la fois ce besoin et des pistes de solution :

• Certaines municipalités ont un volume contractuel suffisant pour avoir à l’interne une ressource spécialisée dans le domaine, voire toute une direction en approvisionnement. Ces ressources développent des outils de gestion, réseautent et partagent leur savoir-faire.
• Pour plusieurs municipalités, un important projet d’infrastructure peut se produire seulement tous les 5, 10 ou 30 ans, rendant ainsi bien rare l’octroi de contrats d’envergure. Sans expert en approvisionnement à l’interne, il est difficile de s’assurer que toutes les bonnes pratiques et les règles applicables sont prises en considération. Il est bien difficile aussi de profiter des outils et des solutions du réseau de spécialistes sans avoir une personne à l’interne qui parle le même langage et qui peut consacrer le temps nécessaire pour se les approprier…

À la suite du rapport de la Commission sur l'octroi et la gestion des contrats publics dans l'industrie de la construction, le Ministère a choisi d‘accompagner davantage les municipalités en matière de gestion contractuelle. Cela permet de mettre en relation les municipalités les plus aguerries dans le domaine et celles ayant des besoins criants. 

La mise en place du Pôle d’expertise en gestion contractuelle

C’est dans ce contexte que je me suis vu confier la coordination du Pôle d’expertise en gestion contractuelle. 

D’une part, nous nous sommes adjoint la précieuse collaboration d’administrateurs municipaux et de spécialistes en approvisionnement pour développer des outils et des guides utiles aux municipalités ne disposant pas de tels experts à l’interne. Comme coordonnatrice, je me suis assurée, avec les membres de l’équipe ministérielle, d’intégrer les nombreux concepts de la gestion contractuelle dans la préparation des contenus, ainsi qu’au moment des rencontres et des échanges avec les membres externes participant à nos travaux. Pour l’heure, déjà plusieurs documents sont mis à la disposition des municipalités sur le site Web du Ministère afin que les administrateurs municipaux dans le domaine puissent peaufiner leurs connaissances et leurs pratiques. Plusieurs autres outils comme des fiches d’information sont à venir. 

D’autre part, nous avons aidé financièrement la Fédération québécoise des municipalités et l’Union des municipalités du Québec afin qu’elles puissent offrir un appui direct à leurs membres dans la gestion de leurs contrats, qu’il s’agisse des services juridiques ou du soutien en ingénierie et en architecture.

Une mise à jour du plan d’action du pôle d’expertise est prévue sous peu. Ce sera l’occasion de mesurer les retombées de l’intervention du Ministère en gestion contractuelle municipale et de mettre en œuvre de nouveaux projets structurants pour consolider l’appui aux municipalités.

Nathalie Jacques, coordonnatrice du pôle d’expertise en gestion contractuelle municipale au MAMH

Novembre 2020