Programme d'infrastructures Québec-Municipalités (PIQM) – Volet 1

Avis général

Programme fermé

Tous les sous‑volets du volet 1 sont fermés, mais il est encore possible pour les municipalités de produire leur déclaration finale ou de soumettre leur réclamation de dépenses.

Produire une déclaration finale

Le service en ligne PIQM demeure accessible pour permettre aux municipalités bénéficiaires de produire leur déclaration finale une fois les travaux terminés.

Tous les employés d’une municipalité inscrite au Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR) et possédant un code d’utilisateur clicSÉQUR ont accès automatiquement au service en ligne PIQM. Les firmes‑conseils, les consultants et les collaborateurs doivent être inscrits au PGAMR et être mandatés par une municipalité pour y avoir accès.

Les municipalités qui désirent confier à un mandataire la préparation d’une déclaration finale en leur nom, peuvent consulter les Instructions aux municipalités pour mandater une firme‑conseil, un consultant ou un collaborateur (PDF 41 Ko).

Produire une déclaration finale

Suivi des projets

Les municipalités bénéficiant d’une aide financière doivent soumettre certains documents dans les situations suivantes :

Modifications de l’échéancier de réalisation des travaux

Les dates de réalisation des travaux spécifiées aux protocoles d'entente doivent être respectées. Pour faire modifier ces dates, le bénéficiaire doit justifier sa demande par écrit.

Demander la modification d’une date de réalisation

Modifications des travaux ou des coûts d’un projet (excluant le renouvellement des conduites)

En cours d’exécution des travaux, des situations nécessitant des modifications aux travaux et des coûts additionnels afin d’assurer la réalisation du projet peuvent se présenter. L’admissibilité à l’aide financière de ces modifications et des coûts additionnels qu’elles impliquent doit être approuvée. À cette fin, il est requis de remplir et de nous transmettre le Bordereau d'admissibilité (DOCX 67 Ko), en y ajoutant tous les renseignements demandés. Le recours à ce formulaire est exigé pour les projets relatifs aux infrastructures d'eaux et à la demande du ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) pour les autres projets d'infrastructures. Toutes les modifications aux travaux prévus au contrat de construction, incluant celles dont le coût est établi à partir du bordereau de prix du contrat, doivent être soumises pour approbation.

Pour les modifications autorisées par la municipalité ou l’un de ses mandataires avant le 15 mai 2018, les coûts additionnels imputables à des modifications résultant d’omissions ou d’erreurs sur les plans et devis de construction, de conditions prévisibles, d’un défaut par rapport aux obligations du contrat de construction ou d’ajout de travaux ne seront pas reconnus admissibles.

Pour les modifications autorisées par la municipalité ou l’un de ses mandataires à compter du 15 mai 2018, voir l’article 5.1 du Guide du programme en vigueur au 15 mai 2018.

Suivi de l’avancement des travaux

Les municipalités bénéficiaires de l’aide financière doivent rendre compte périodiquement des dépenses engagées pour tout projet subventionné dans le programme. Un courriel est envoyé aux municipalités pour les inviter à remplir et à transmettre le formulaire de suivi de l’avancement des travaux à partir du service en ligne « Suivi des travaux », disponible dans le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. (PGAMR).

Faire un suivi d’avancement des travaux

Réclamation de dépenses

Avis général

Attestation du directeur général

L’attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et des normes en vigueur remplace le Formulaire d’attestation du respect des obligations législatives relatives à la gestion contractuelle.

Sous‑volet 1.4

Dans le cadre du sous‑volet 1.4, le bénéficiaire doit présenter sa réclamation finale de dépenses au plus tard 3 mois après la date de fin des travaux spécifiée au protocole d’entente.

Nombre de réclamations

Afin d’optimiser le service à notre clientèle, les municipalités bénéficiaires d’aide financière ne devront maintenant soumettre une première réclamation des dépenses que lorsque le(s) contrat(s) de construction octroyé(s) totalise(ront) au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué à l’annexe B du protocole d’entente.

Si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est inférieure à 1 000 000 $, les municipalités bénéficiaires devront transmettre une seule réclamation finale. Si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est de 1 000 000 $ ou plus, les municipalités bénéficiaires devront transmettre un maximum de deux réclamations de dépenses par année financière du gouvernement.

Chaque réclamation partielle devra représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué à l’annexe B du protocole.

Plusieurs municipalités ont reçu par la poste, le plus souvent en complément au protocole d'entente, des documents leur permettant de présenter des réclamations de dépenses. Si vous avez déjà présenté des réclamations de dépenses pour un projet bénéficiant d’une aide financière dans le cadre du PIQM volet 1, celles‑ci seront analysées. Si vous n'avez pas encore reçu de tels documents ou si vous n'avez pas encore présenté de réclamation de dépenses, nous vous demandons d'utiliser les documents présentés ci‑après. Ils vous permettront d'accéder à une procédure allégée qui facilitera le traitement de votre réclamation. Si vous avez déjà utilisé les documents initiaux et que vous souhaitez utiliser la procédure allégée, communiquez avec le responsable de votre dossier pour savoir si cette solution est avantageuse pour vous.

Clause relative au contrôle de la qualité

Les travaux municipaux d'infrastructures pour l'eau potable et les eaux usées sont assujettis à la clause relative au contrôle de la qualité. Le formulaire d’attestation du responsable de la réalisation des travaux (PDF 253 Ko) doit être transmis avec la réclamation finale de dépenses.

Formulaire d’attestation du respect des obligations du protocole d’entente (XLSX 78 Ko)

Formulaire de réclamation (XLSX 448 Ko)

Instructions relatives au formulaire de réclamation (PDF 131 Ko)

Attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et normes en vigueur (DOCX 48 Ko)

Toutes les réclamations de dépenses doivent être accompagnées d’une copie de toutes les factures et des autres pièces justificatives demandées. Tel que le prévoit le protocole d’entente, toutes les pièces justificatives originales doivent être conservées, car le projet peut être assujetti à une vérification.

Il n’est plus requis de transmettre les preuves de paiement, telles que les chèques compensés ou les relevés de transactions. Le directeur général devra toutefois attester le paiement des dépenses réclamées à l’aide du formulaire d’attestation ci‑dessous. Les preuves de paiement doivent cependant être conservées pendant une période d’au moins 3 ans après la fin des travaux afin d’être en mesure de fournir ces pièces à la demande du MAMH ou d’un de ses représentants.

Attestation du direction général concernant les dépenses réclamées (DOCX 55 Ko)

Transmettre le formulaire de réclamation de dépenses et les autres documents exigés

Après convenance avec le responsable du dossier, il est également possible de transmettre les documents volumineux au moyen d’un outil web de transfert de fichiers.

Méthodologie à suivre pour la transmission des documents

Pour toutes les réclamations (partielles et finale), les documents doivent être transmis en suivant la méthodologie ci‑après afin d’accélérer le traitement des réclamations. De plus, vous devez vous assurer que les documents numérisés sont lisibles :

  • le formulaire de réclamation doit être transmis dans le format Excel;
  • la première page du formulaire de réclamation doit être signée et transmise en format PDF;
  • chaque décompte progressif doit faire l’objet d’un fichier PDF (un PDF par décompte) dans lequel on doit retrouver le sommaire signé du décompte, le bordereau de coûts détaillé ainsi que la recommandation de paiement signée. Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le nom de l’entrepreneur, le n° du décompte et, le cas échéant, le numéro de lot lorsque plusieurs lots;
  • chacune des pages d’annexes complétées du formulaire de réclamation doit être numérisée dans un fichier PDF séparé dans lequel on doit également retrouver une copie des factures des dépenses apparaissant sur la page d’annexe (excluant les décomptes progressifs qui font l’objet de fichiers PDF spécifiques). Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le n° de l’annexe (ex. Annexe B1).
    • Une page d'annexe doit être complétée pour chaque année financière différente (1er avril au 31 mars). De plus, veuillez lister les dépenses dans chaque annexe en ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente). Pour les annexes impliquant des factures, veuillez numériser les factures dans le même ordre que les dépenses et vous assurer que toutes les pages des factures sont présentes.

Les documents qui doivent comporter une signature peuvent être signés de façon manuscrite et ensuite numérisés, ou peuvent être signés à l’aide d’une signature numérique.

Sous‑volet 1.5

Dans le cadre du sous‑volet 1.5, la réclamation de l’aide financière s’effectue par la transmission d’une déclaration finale attestée par un vérificateur externe, et ce, en utilisant le service en ligne du PIQM, accessible à partir du PGAMR.

Clause relative au contrôle de la qualité

Les travaux municipaux d'infrastructures pour l'eau potable et les eaux usées dans le cadre du programme PIQM seront assujettis à la clause relative au contrôle de la qualité. Le Formulaire d'attestation du responsable de la réalisation des travaux (PDF 253 Ko) doit être transmis avec la réclamation finale de dépenses.

Formulaire de présentation d’une demande d’aide financière ajusté en fonction de la réalisation des travaux admissibles

Instructions aux municipalités relatives à la déclaration finale de réalisation des travaux admissibles (PDF 135 Ko)

Formulaire de déclaration finale de réalisation des travaux admissibles signé par le représentant de la municipalité et comprenant les coûts totaux des travaux (PDF 347 Ko)

Attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et normes en vigueur (DOCX 90 Ko)

Liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux (XLSX 163 Ko)

Rapport d’audit

Instructions aux auditeurs relatives à la déclaration finale de réalisation des travaux admissibles (PDF 503 Ko)

Seuil minimal d’immobilisations

Les municipalités qui bénéficient d’une aide financière dans le cadre du sous‑volet 1 pour des travaux de réhabilitation ou de remplacement de conduites d’aqueduc et d’égout doivent réaliser un seuil minimal d’immobilisations en réfection et construction d’infrastructures municipales. Ce seuil est fixé à 28 $ par habitant par année de réalisation de travaux subventionnés dans le cadre du programme. La population utilisée pour établir le calcul du seuil est celle du décret correspondant à la date à laquelle la demande a été reçue au ministère.

Dès la première réclamation de dépenses pour les projets du sous‑volet 1.4 et lors de la transmission de la déclaration finale pour les projets du sous‑volet 1.5, le formulaire « Sommaire des investissements nets comptabilisés pour le seuil » doit être transmis.

Sommaire des investissements nets comptabilisés pour le seuil (XLSX 28 Ko),

Informations relatives au seuil minimal d’immobilisations en réfections d’infrastructures (PDF 76 Ko)

Renseignements supplémentaires

Questions sur l’adhésion ou à l’authentification au PGAMR

Questions sur le volet 1 du Programme d’infrastructures Québec-Municipalités

Dernière mise à jour : 19 février 2024

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