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Programme d'infrastructures Québec-Municipalités (PIQM)

PIQM volet 4

attention – Le volet 4 est fermé, il n’est plus possible d’y soumettre une demande.

Présentation

L’aide financière disponible pour le volet 4 du Programme d'infrastructures Québec-Municipalités (PIQM) vise à permettre aux municipalités admissibles de réaliser des projets d’infrastructures afin de répondre aux besoins de développement prioritaires engendrés par le déploiement du Plan Nord. Le gouvernement du Québec verse l'aide financière requise pour la réalisation de ces différents projets.

Suivi des projets

Les municipalités bénéficiant d’une aide financière doivent soumettre des documents au Ministère dans les situations suivantes :

  • Modifications de l’échéancier de réalisation des travaux
    Les dates de réalisation des travaux spécifiées aux protocoles d'entente doivent être respectées. Pour faire modifier ces dates, le bénéficiaire doit justifier sa demande par écrit au Ministère.
  • Modifications des travaux ou des coûts d’un projet
    En cours de réalisation d'un projet, il peut arriver des situations où des coûts additionnels sont encourus et où des modifications sont requises. Pour savoir si ces coûts additionnels ou ces modifications peuvent être reconnus admissibles à l'aide financière, il faut compléter et transmettre au Ministère le Bordereau d'admissibilité. Ouverture d'un document Word dans une nouvelle fenêtre (67 Ko)
  • Suivi de l’avancement des travaux
    Aux fins de planification budgétaire, le Ministère demande au bénéficiaire de l’aide financière de lui rendre compte périodiquement des dépenses engagées pour tout projet subventionné dans le programme. À cet égard, le Ministère a développé le service en ligne SUIVI DE TRAVAUX pour permettre aux bénéficiaires concernés de remplir et transmettre de façon électronique le formulaire de suivi de l’avancement des travaux. Ce service en ligne est accessible via le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (PGAMR). Prendre note que le Ministère communiquera par courriel avec les bénéficiaires qui sont tenus de mettre à jour leur(s) projet(s). Les bénéficiaires qui n’ont pas été informés par le Ministère n’ont pas à mettre à jour leur(s) projet(s).

Réclamation de dépenses

Dans le cadre du volet 4 du PIQM, le bénéficiaire doit présenter sa réclamation finale de dépenses au plus tard trois mois suivant la date de fin des travaux spécifiée au protocole d’entente.

À cette fin, nous vous demandons d'utiliser les documents présentés ci-après.

Attention - Prendre note que l’Attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et des normes en vigueur remplace désormais le Formulaire d’attestation du respect des obligations législatives relatives à la gestion contractuelle.

Le formulaire suivant doit être joint seulement lors de la réclamation finale :

Nombre de réclamations
L’aide financière est versée sur présentation par le bénéficiaire d’une réclamation des dépenses encourues et payées afférentes à la réalisation de travaux admissibles décrits à l’annexe B du protocole d’entente intervenu avec le Ministère.

Par ailleurs, si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est inférieure à un million de dollars, le bénéficiaire devra transmettre une seule réclamation finale. Si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est de un million de dollars ou plus, le bénéficiaire doit tenir compte des conditions suivantes :

  • il peut soumettre une première réclamation des dépenses seulement lorsque le(s) contrat(s) de construction octroyé(s) totalisera(ront) au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué à l’annexe B du protocole;
  • pour cette première réclamation et les suivantes, le montant réclamé par réclamation doit représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué à l'annexe B du protocole;
  • il peut transmettre un maximum de deux réclamations de dépenses par année financière du gouvernement, c’est-à-dire du 1er avril au 31 mars.

Attention Pièces justificatives à annexer aux réclamations.

Projets en eau

Le formulaire de réclamation de dépenses ci-dessous ainsi que les autres documents exigés doivent obligatoirement être transmis de façon numérique au Ministère par courriel à piqm@mamh.gouv.qc.ca Courriel. Après convenance avec le responsable du dossier au Ministère, il est également possible de transmettre les documents volumineux au moyen d’un outil web de transfert de fichiers.

Méthodologie à suivre pour la transmission des documents

Pour toutes les réclamations transmises au Ministère (partielles et finale), les documents doivent être transmis en suivant la méthodologie ci-après afin d’accélérer le traitement des réclamations. De plus, vous devez vous assurer que les documents numérisés sont lisibles :

  • le formulaire de réclamation doit être transmis dans le format Excel;
  • la première page du formulaire de réclamation doit être signée et transmise en format PDF;
  • chaque décompte progressif doit faire l’objet d’un fichier PDF (un PDF par décompte) dans lequel on doit retrouver le sommaire signé du décompte, le bordereau de coûts détaillé ainsi que la recommandation de paiement signée. Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le nom de l’entrepreneur, le n° du décompte et, le cas échéant, le numéro de lot lorsque plusieurs lots;
  • chacune des pages d’annexes complétées du formulaire de réclamation doit être numérisée dans un fichier PDF séparé dans lequel on doit également retrouver une copie des factures des dépenses apparaissant sur la page d’annexe (excluant les décomptes progressifs qui font l’objet de fichiers PDF spécifiques). Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le n° de l’annexe (ex. Annexe B1). 
    • Important, une page d'annexe doit être complétée pour chaque année financière différente (1er avril au 31 mars). De plus, veuillez lister les dépenses dans chaque annexe en ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente). Pour les annexes impliquant des factures, veuillez numériser les factures dans le même ordre que les dépenses et vous assurer que toutes les pages des factures sont présentes.

Note : les documents exigés par le Ministère qui doivent comporter une signature peuvent être signés de façon manuscrite et ensuite numérisés, ou peuvent être signés à l’aide d’une signature numérique.

Projets collectivités

Toutes les réclamations de dépenses transmises au Ministère doivent maintenant être accompagnées d’une copie de toutes les factures en plus des pièces justificatives demandées. Tel que le prévoit le protocole d’entente, toutes les pièces justificatives originales doivent être conservées, car le projet peut être assujetti à une vérification.

Tous les documents afférents aux réclamations de dépenses pour les projets sous la responsabilité de la Direction des infrastructures collectives doivent être complétés et être envoyés à : reclamations.dic@mamh.gouv.qc.ca Courriel.

Le formulaire papier dûment rempli et signé et les pièces justificatives et documents exigés doivent toujours être transmis par courrier selon les indications prévues dans le formulaire.

Pour nous joindre

Pour toute question relative à l’adhésion ou à l’authentification au PGAMR, communiquez avec la Direction générale des opérations régionales et municipales, au 418 691-2066.

Pour de plus amples renseignements concernant le volet 4 du Programme d’infrastructures Québec-Municipalités : 

Pour les projets sous la responsabilité de la Direction des programmes d’infrastructures (volet eau), contactez-nous à l’adresse courriel suivante: piqm@mamh.gouv.qc.ca Courriel  

Pour les projets sous la responsabilité de la Direction des infrastructures collectives :

10, rue Pierre-Olivier-Chauveau, 1er étage
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2010
Courriel : programmes.dgfmp@mamh.gouv.qc.ca Courriel

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