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Programme d'infrastructures Québec-Municipalités (PIQM)

PIQM volet 1

Attention 

Sous-volet 1.5 fermé

Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation a procédé à une révision des programmes d’aide en mettant en place le volet 2 du Programme d'infrastructures municipales d'eau (PRIMEAU), dédié aux travaux de renouvellement de conduites d’eau. 

Ce volet prend le relai du sous-volet 1.5 du Programme d’infrastructures Québec-Municipalités (PIQM), lequel est maintenant fermé. Le Ministère vous invite à déposer toute nouvelle demande de renouvellement de conduites dans le volet 2 du programme PRIMEAU. 

Il est important de prendre note que les dossiers ayant déjà fait l’objet d’une confirmation d’aide financière au sous-volet 1.5 du PIQM se poursuivront dans ce sous-volet.

Prendre également note que les salaires des employés municipaux affectés aux travaux de renouvellement de conduites, pour toute demande d’aide financière présentée au Ministère après le 1er janvier 2016, sont admissibles. Les conditions suivantes s’appliquent aux demandes retenues pour fins d’aide financière : 

  • les salaires du personnel technique du chantier de réalisation des travaux ainsi que les salaires du personnel technique affecté à la confection des plans et des devis et à la surveillance de ces travaux sont admissibles à un remboursement dans la mesure où la majorité des travaux est effectuée par des employés municipaux;
  • les salaires des employés de soutien et du personnel administratif ne sont pas admissibles à un tel remboursement; 
  • seule la portion à taux simple du salaire peut être considérée à des fins d’aide financière et les avantages sociaux ne sont pas admissibles;
  • la municipalité doit tenir un registre des feuilles de temps remplies par ses employés et le rendre disponible pour fins de vérification;
  • la municipalité devra rendre disponibles pour vérification toutes les factures et tous les documents de paiement de fournitures ou de matériaux. Si la municipalité utilise une réserve de matériaux pour la réalisation des projets en régie, un ingénieur de la municipalité devra fournir comme pièce justificative un rapport établissant les coûts des matériaux utilisés basés sur le coût réel d’achat.

Les travaux ne peuvent débuter avant la date de signature de la promesse d’aide financière et ils doivent être classés prioritaires dans le plan d'intervention pour le renouvellement des conduites d’eau potable et d’égouts de la municipalité approuvé par le Ministère. Finalement, le Ministère rend également toute obtention d’une aide financière conditionnelle à la transmission du bilan de l’eau potable prévu dans la Stratégie québécoise d’économie d’eau potable. 

Sous-volets 1.1, 1.2, 1.3 et 1.4 fermés 

Les sous-volets 1.1, 1.2, 1.3 et 1.4 demeurent fermés.

Le volet 1 du PRIMEAU remplace le sous-volet 1.4 du PIQM. Le Ministère vous invite à déposer toute nouvelle demande dédié aux travaux de construction, de réfection ou d'agrandissement d'infrastructures d'eau potable et d'eaux usées dans le volet 1 du programme PRIMEAU.

Il est important de prendre note que les dossiers ayant déjà fait l’objet d’une confirmation d’aide financière au sous-volet 1.4 du PIQM se poursuivront dans ce sous-volet.

Présentation

L’aide financière disponible au sous-volet 1.5 du Programme d'infrastructures Québec-Municipalités (PIQM) vise à permettre aux municipalités de réaliser des travaux de réhabilitation ou de remplacement de conduites d’eau potable et d’égouts prioritaires. 

Pour consulter les modalités à jour spécifiques au sous-volet 1.5, consultez le Guide sur le Programme d'infrastructures Québec-Municipalités − Sous-volet 1.5 - Renouvellement de conduites Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (892 Ko)

Pour consulter les modalités spécifiques au sous-volet 1.4, consultez le Guide sur le Programme d’infrastructures Québec-Municipalités – Sous-volet 1.4 – Infrastructures d’aqueduc et d’égout – en vigueur au 15 mai 2018 Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (743 Ko).

Version précédente du guide 

Guide sur le Programme d’infrastructures Québec-Municipalités – Sous-volet 1.4 – Infrastructures d’aqueduc et d’égout Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (839 Ko), en vigueur de mai 2016 à mai 2018.

Si vous désirez obtenir une version du guide antérieure à celle de mai 2016, adressez-vous à la Direction générale des infrastructures aux coordonnées fournies à la section « Pour nous joindre » ici-bas. 

Accès au service en ligne

Le service en ligne du programme PIQM est accessible par le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR) Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre. Prendre note que le sous-volet 1.5 est fermé, il n’est plus possible de soumettre une demande d’aide financière au service en ligne. Le service en ligne PIQM demeure cependant accessible pour permettre aux municipalités bénéficiaires de produire leur déclaration finale une fois les travaux terminés.

Tous les employés d’une municipalité inscrite au PGAMR et possédant un code d’utilisateur clicSÉQUR ont accès automatiquement au service en ligne PIQM. Les firmes-conseils, les consultants et les collaborateurs doivent être inscrits au PGAMR et être mandatés par une municipalité pour y avoir accès.

Les municipalités qui désirent confier à un mandataire la préparation d’une déclaration finale en leur nom, peuvent consulter les Instructions aux municipalités pour mandater une firme-conseil, un consultant ou un collaborateur Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (41 Ko). 

Suivi des projets

Les municipalités bénéficiant d’une aide financière doivent soumettre certains documents au Ministère dans les situations suivantes :

  • Modifications de l’échéancier de réalisation des travaux
    Les dates de réalisation des travaux spécifiées aux protocoles d'entente doivent être respectées. Pour faire modifier ces dates, le bénéficiaire doit justifier sa demande par écrit au Ministère.
  • Modifications des travaux ou des coûts d’un projet
    En cours d’exécution des travaux, des situations nécessitant des modifications aux travaux et des coûts additionnels afin d’assurer la réalisation du projet peuvent se présenter. L’admissibilité à l’aide financière de ces modifications et des coûts additionnels qu’elles impliquent doit être approuvée par le Ministère. À cette fin, il est requis de compléter et de transmettre au Ministère le Bordereau d'admissibilité Ouverture d'un document Word dans une nouvelle fenêtre (67 Ko), en y ajoutant tous les renseignements demandés. Le recours à ce formulaire est exigé pour les projets relatifs aux infrastructures d'eaux et à la demande du Ministère pour les autres projets d'infrastructures. Toutes les modifications aux travaux prévus au contrat de construction, incluant celles dont le coût est établi à partir du bordereau de prix du contrat, doivent être soumises pour approbation.

    Pour les modifications autorisées par la municipalité ou l’un de ses mandataires avant le 15 mai 2018, les coûts additionnels imputables à des modifications résultant d’omissions ou d’erreurs sur les plans et devis de construction, de conditions prévisibles, d’un défaut par rapport aux obligations du contrat de construction ou d’ajout de travaux ne seront pas reconnus admissibles par le Ministère.

    Pour les modifications autorisées par la municipalité ou l’un de ses mandataires à compter du 15 mai 2018, voir l’article 5.1 du Guide du programme en vigueur au 15 mai 2018
     
  • Suivi de l’avancement des travaux
    Aux fins de planification budgétaire, le Ministère demande au bénéficiaire de l’aide financière de lui rendre compte périodiquement des dépenses engagées pour tout projet subventionné dans le programme. À cet égard, le Ministère a développé le service en ligne SUIVI DE TRAVAUX pour permettre aux bénéficiaires concernés de remplir et transmettre de façon électronique le formulaire de suivi de l’avancement des travaux. Ce service en ligne est accessible via le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (PGAMR). Prendre note que le Ministère communiquera par courriel avec les bénéficiaires qui sont tenus de mettre à jour leur(s) projet(s). Les bénéficiaires qui n’ont pas été informés par le Ministère n’ont pas à mettre à jour leur(s) projet(s).

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Réclamation de dépenses

Attention Prendre note que l’Attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et des normes en vigueur remplace désormais le Formulaire d’attestation du respect des obligations législatives relatives à la gestion contractuelle.

Sous-volet 1.4

Dans le cadre du sous-volet 1.4, le bénéficiaire doit présenter sa réclamation finale de dépenses au plus tard trois mois après la date de fin des travaux spécifiée au protocole d’entente.

Nombre de réclamations

Afin d’optimiser le service à notre clientèle, les bénéficiaires d’aide financière ne devront maintenant soumettre une première réclamation des dépenses que lorsque le(s) contrat(s) de construction octroyé(s) totalise(ront) au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué à l’annexe B du protocole d’entente intervenu avec le Ministère.

Mentionnons par ailleurs, que si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est inférieure à 1 000 000 $, les bénéficiaires devront transmettre une seule réclamation finale. Si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est de 1 000 000 $ ou plus, les bénéficiaires devront transmettre un maximum de deux réclamations de dépenses par année financière du gouvernement.

Finalement, chaque réclamation partielle devra représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué à l’annexe B du protocole.

Par ailleurs, plusieurs municipalités ont reçu par la poste, le plus souvent en complément au protocole d'entente, des documents leur permettant de présenter des réclamations de dépenses au Ministère. Si vous avez déjà présenté des réclamations de dépenses pour un projet bénéficiant d’une aide financière dans le cadre du PIQM volet 1, celles-ci seront analysées intégralement par le Ministère. Si vous n'avez pas encore reçu de tels documents ou si vous n'avez pas encore présenté de réclamation de dépenses, nous vous demandons d'utiliser les documents présentés ci-après. Ils vous permettront d'accéder à une procédure allégée qui facilitera le traitement de votre réclamation. Si vous avez déjà utilisé les documents initiaux et que vous souhaitez utiliser la procédure allégée, communiquez avec le responsable de votre dossier à la Direction générale des infrastructures pour savoir si cette solution est avantageuse pour votre dossier.

Attention Pièces justificatives à annexer aux réclamations.

Toutes les réclamations de dépenses transmises au Ministère doivent maintenant être accompagnées d’une copie de toutes les factures et des autres pièces justificatives demandées. Tel que le prévoit le protocole d’entente, toutes les pièces justificatives originales doivent être conservées, car le projet peut être assujetti à une vérification.

À noter qu’il n’est plus requis de transmettre les preuves de paiement, telles que les chèques compensés ou les relevés de transactions. Le directeur général devra toutefois attester le paiement des dépenses réclamées à l’aide du formulaire d’attestation ci-dessous. Les preuves de paiement doivent cependant être conservées pendant une période d’au moins trois ans après la fin des travaux afin d’être en mesure de fournir ces pièces à la demande du Ministère ou d’un de ses représentants.

Méthodologie à suivre pour la transmission des documents

Pour toutes les réclamations transmises au Ministère (partielles et finale), les documents doivent être transmis en suivant la méthodologie ci-après afin d’accélérer le traitement des réclamations. De plus, vous devez vous assurer que les documents numérisés sont lisibles :

  • le formulaire de réclamation doit être transmis dans le format Excel;
  • la première page du formulaire de réclamation doit être signée et transmise en format PDF;
  • chaque décompte progressif doit faire l’objet d’un fichier PDF (un PDF par décompte) dans lequel on doit retrouver le sommaire signé du décompte, le bordereau de coûts détaillé ainsi que la recommandation de paiement signée. Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le nom de l’entrepreneur, le n° du décompte et, le cas échéant, le numéro de lot lorsque plusieurs lots;
  • chacune des pages d’annexes complétées du formulaire de réclamation doit être numérisée dans un fichier PDF séparé dans lequel on doit également retrouver une copie des factures des dépenses apparaissant sur la page d’annexe (excluant les décomptes progressifs qui font l’objet de fichiers PDF spécifiques). Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le n° de l’annexe (ex. Annexe B1). 
    • Important, une page d'annexe doit être complétée pour chaque année financière différente (1er avril au 31 mars). De plus, veuillez lister les dépenses dans chaque annexe en ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente). Pour les annexes impliquant des factures, veuillez numériser les factures dans le même ordre que les dépenses et vous assurer que toutes les pages des factures sont présentes.

Note : les documents exigés par le Ministère qui doivent comporter une signature peuvent être signés de façon manuscrite et ensuite numérisés, ou peuvent être signés à l’aide d’une signature numérique.

Sous-volet 1.5

Dans le cadre du sous-volet 1.5, la réclamation de l’aide financière s’effectue par la transmission d’une déclaration finale au Ministère attestée par un vérificateur externe, et ce, en utilisant le service en ligne du PIQM, accessible à partir du PGAMR.

Seuil minimal d’immobilisations

Les municipalités qui bénéficient d’une aide financière dans le cadre du sous-volet 1 pour des travaux de réhabilitation ou de remplacement de conduites d’aqueduc et d’égout doivent réaliser un seuil minimal d’immobilisations en réfection et construction d’infrastructures municipales. Ce seuil est fixé à 28 $ par habitant par année de réalisation de travaux subventionnés dans le cadre du programme. La population utilisée pour établir le calcul du seuil est celle du décret correspondant à la date à laquelle la demande a été reçue au ministère. 

Dès la première réclamation de dépenses pour les projets du sous-volet 1.4 et lors de la transmission de la déclaration finale pour les projets du sous-volet 1.5, le formulaire « Sommaire des investissements nets comptabilisés pour le seuil » doit être transmis au Ministère. 

Pour nous joindre

Pour toute question relative à l’adhésion ou à l’authentification au PGAMR, communiquez avec la Direction générale des opérations régionales et municipales, au 418 691-2066.

Pour de plus amples renseignements concernant le volet 1 du Programme d’infrastructures Québec-Municipalités, contactez-nous à l’adresse courriel suivante : piqm@mamh.gouv.qc.ca Courriel.  

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