Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM)

Présentation

Le Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM) vise à soutenir l’amélioration, l’ajout, le remplacement et le maintien de bâtiments municipaux de base, qu’ils aient une vocation municipale ou communautaire. Cela a pour but de résoudre des problématiques importantes associées à leur état ou de remédier à leur absence. Le programme a également pour objectif de favoriser la réalisation de projets visant la mise en commun de services pour ces mêmes bâtiments.

Plus particulièrement, le PRACIM offre un accompagnement financier aux municipalités dont la capacité financière est plus limitée. Il permet aussi d’appuyer financièrement la réalisation de projets préconisant la mise en commun de services et le partage d’infrastructures entre les municipalités.

Le PRACIM est composé de deux volets :

• Volet 1 — Projets de bâtiments de base à vocation municipale ou communautaire;
• Volet 2 — Projets de bâtiments de base à vocation municipale ou communautaire dans le cadre d’une mise en commun de services ou d’un regroupement municipal.

Pour consulter la description complète du PRACIM et de ses deux volets ou encore obtenir des précisions sur les modalités d’admissibilité d’un projet, veuillez consulter les guides du Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales pour les volets 1 et 2.

• Guide du programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales — volet 1  (712 Ko)
• Guide du programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales — volet 2  (824 Ko)

À moins d’un avis contraire, les demandes d’aide financière peuvent être déposées au Ministère en tout temps. Un projet pourra être analysé seulement lorsque le requérant admissible aura transmis son formulaire de demande accompagné de tous les documents obligatoires. 

Les demandes d’aide financière soumises au PRACIM sont évaluées selon une grille d’analyse comportant plusieurs critères. Ceux-ci incluent entre autres l’importance et la démonstration de la problématique soulevée, l’état de désuétude générale et le niveau de fonctionnalité du bâtiment ainsi que les conséquences sur le maintien des services. La demande d’aide financière doit être documentée, structurée et accompagnée de photographies venant appuyer la problématique et l’état physique du bâtiment.

Évaluation de la conception d'un bâtiment avec une structure principale en bois et des émissions des gaz à effet de serre

À la suite de l’adoption de la Politique d’intégration du bois dans la construction , le gouvernement du Québec s’est doté d’un plan d’action dont l’un des objectifs vise à accroître le nombre de constructions en bois qui bénéficient d’une aide financière du Québec. Dans un souci de contribuer à cet objectif, les requérants qui projettent réaliser un projet d’agrandissement ou de construction devront réaliser l’évaluation de la conception d’un bâtiment avec une structure principale en bois à l’étape d’avant-projet.

• Grille d’évaluation de la conception d'un bâtiment avec une structure principale en bois à l’étape d’avant-projet  (34 Ko) 

Les requérants devront également réaliser une évaluation comparative des émissions de gaz à effet de serre à l’étape d’avant-projet et après la réalisation des travaux à l’aide du logiciel Gestimat, et ce, peu importe les matériaux de construction utilisés. 

L’outil d’évaluation comparative des GES est disponible sur le site Web Gestimat . Vous pouvez également communiquer avec le Centre d’expertise sur la construction commerciale en bois  (Cecobois) dont les coordonnées sont disponibles sur son site Web.

Bonification pour l’utilisation du bois

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Politique d’intégration du bois dans la construction , le Ministère travaille en collaboration avec le ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs afin de favoriser l’utilisation du bois dans les projets pour lesquels il accorde une aide financière. À cet égard, le Ministère a intégré dans le PRACIM une mesure de bonification du taux d’aide financière de 8 % pouvant être accordée à un projet lorsque l’infrastructure visée est composée d’une structure principale en bois.

Afin de pouvoir bénéficier de cette bonification, le professionnel responsable de la conception des plans et devis devra attester que le projet sera réalisé avec une telle structure. L’Attestation de la conception d’un bâtiment ayant une structure principale en bois  (38 Ko) devra être transmise au Ministère préalablement à la recommandation pour la promesse d’aide financière du projet. Puisque cette attestation est produite à l’étape de la planification d’un projet, elle n’a pas à être transmise au moment du dépôt de la demande.

Pour de plus amples renseignements sur la Politique d’intégration du bois dans la construction , veuillez consulter la page Web du ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs.

Admissibilité des dépenses non prévisibles et incontournables pour des motifs de santé publique dans le contexte de la COVID-19

Dans le cadre du traitement des dépenses des projets bénéficiant d’une aide financière du présent programme, l’admissibilité des dépenses non prévisibles et incontournables pour des motifs de santé publique dans le contexte de la COVID-19 sera évaluée au cas par cas par le Ministère selon la procédure d’approbation des directives de changements conformément aux normes du programme en vigueur.

Toutefois, ne sont pas recevables aux fins d’aide financière d’éventuelles directives de changement présentant des dépenses associées à des mesures sanitaires visant les contrats dont les soumissions ont été déposées après l’entrée en vigueur de ces mesures, telles que l’ajout de lavabos alimentés avec de l’eau propre, la fourniture de lingettes désinfectantes, l’ajout de toilettes chimiques, l’ajout de roulottes pour permettre la distanciation de deux mètres entre les travailleurs aux heures de repas et les équipements de protection individuelle additionnels.

Les municipalités sont invitées à adresser leurs questions concernant l’admissibilité de telles directives de changements dans le cas de situations particulières par courriel directement au chargé de projet du Ministère assigné à leur dossier ou à l’adresse du Ministère indiquée à la section Nous joindre ci-dessous.

Procédure pour présenter un projet

Le service en ligne PRACIM a été conçu afin de permettre aux municipalités et à leurs collaborateurs de remplir le formulaire de présentation d’un projet et de le transmettre au Ministère. Ce service en ligne est accessible via le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales  (PGAMR).

Un requérant admissible peut présenter un ou plusieurs projets au PRACIM. Pour ce faire, il est nécessaire de remplir un formulaire de présentation pour chacun des projets et d’y joindre les documents obligatoires.

En ce qui a trait aux projets de mise en commun de services du volet 2, un seul formulaire de demande d’aide financière doit être transmis au Ministère. Il doit être rempli par la Régie intermunicipale ou une des municipalités admissibles au programme. La Municipalité qui sera propriétaire de l’infrastructure est à privilégier ou, sinon, celle qui sera le maître d’œuvre des travaux.

La Régie intermunicipale ou la Municipalité doit, dans son formulaire de renseignements complémentaires, identifier les municipalités qui participent au projet.

Accès au service en ligne

Tous les employés d’une municipalité, d’une MRC ou d’une régie intermunicipale inscrite au PGAMR et possédant un code d’utilisateur clicSÉQUR ont accès automatiquement au service en ligne PRACIM. Les firmes-conseils, les consultants et les collaborateurs doivent être inscrits au PGAMR et être mandatés par une municipalité ou une régie intermunicipale pour y avoir accès.

Les municipalités ou les régies intermunicipales qui désirent confier à un mandataire la préparation d’une demande d’aide financière en leur nom peuvent consulter les Instructions aux municipalités pour mandater une firme-conseil, un consultant ou un collaborateur  (41 Ko).

Foire aux questions

Veuillez consulter le document suivant pour des réponses à certaines questions plus spécifiques en lien avec le PRACIM.

• Foire aux questions — Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales  (275 Ko) (PRACIM)

Présélection des projets

Préalablement à toute confirmation d’aide financière par la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation, un projet doit faire l’objet d’une présélection par le Ministère.

Les demandes sont présélectionnées à trois périodes dans l’année, soit en janvier, en mai et en septembre, dans le respect de l’enveloppe budgétaire annuelle.

Celles qui n’auront pas été analysées préalablement à une de ces périodes ou celles jugées prioritaires, mais non retenues demeureront actives en vue de la prochaine période de présélection. 

Les demandes non prioritaires ou non admissibles au programme sont quant à elles fermées en continu.
 
Lorsque le Ministère présélectionne une demande, il informe le requérant concerné par une lettre administrative. Cette lettre précise également les renseignements supplémentaires requis pour compléter l’analyse du dossier. Ce n’est qu’après la transmission de ces renseignements à la satisfaction du Ministère que l’aide financière pourra être confirmée au requérant par la transmission d’une lettre de promesse d’aide financière signée par la ministre.

Octroi de contrat avant la promesse d’aide financière

Le cadre normatif du PRACIM prévoit que tant que la ministre n’a pas signé la lettre de promesse d’aide financière, le requérant admissible ne peut pas octroyer de contrats de construction pour son projet, et ce, même sous la condition d’obtenir cette aide financière. Aussi, les travaux ne peuvent en aucun cas débuter avant cette signature. À défaut de respecter l’une ou l’autre de ces conditions, le projet ne sera plus admissible au programme. Notons ici qu’une lettre d’approbation d’un règlement d’emprunt n’est pas une lettre de promesse d’aide financière.

Ainsi, lorsqu’à la suite d’un appel d’offres ou de l’obtention de soumissions les représentants de la Municipalité et le conseil municipal prennent connaissance de ces offres et soumissions, ils doivent se garder de poser tout geste qui pourrait être interprété comme l’octroi d’un contrat avant la date de la signature par la ministre de la lettre de promesse. Ces gestes pourraient être, par exemple, d’accepter, de retenir ou de confirmer, conditionnellement ou non, par résolution ou par un autre moyen, le contrat au soumissionnaire.

Enfin, les municipalités doivent s’assurer de prendre les mesures appropriées afin que les contrats nécessaires à la réalisation des travaux admissibles soient octroyés dans le respect des lois, des règlements et des normes en vigueur, incluant leur règlement de gestion contractuelle.

Suivi de projets

Les bénéficiaires d’une aide financière doivent soumettre certains documents au Ministère dans les situations suivantes :

• Modification de l’échéancier de réalisation des travaux
  Les dates de réalisation des travaux spécifiées dans la convention d’aide financière doivent être respectées. Pour faire modifier ces dates, le bénéficiaire doit justifier sa demande par écrit au Ministère.
• Suivi de l’avancement des travaux
  Aux fins de la planification budgétaire du PRACIM, le Ministère demande aux bénéficiaires de l’aide financière de lui rendre compte périodiquement des dépenses encourues pour tout projet subventionné par le programme. À cet égard, le Ministère sollicitera les bénéficiaires qui sont tenus de mettre à jour ces informations en temps opportun. 

Toutes les demandes retenues pour fins d’aide financière feront l’objet d’une convention d’aide financière entre le bénéficiaire et le Ministère qui établit, entre autres, les travaux admissibles, les modalités de versement de l’aide financière ainsi que les obligations de chacune des parties.

Réclamation de dépenses

Pour bénéficier de l’aide financière octroyée, les bénéficiaires doivent présenter au Ministère des réclamations des dépenses engagées et payées pour le projet. Les bénéficiaires ne devront soumettre une première réclamation de dépenses que lorsque le ou les contrats de construction octroyés totaliseront au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué à la convention d’aide financière intervenue avec la ministre.

Mentionnons par ailleurs que si l’aide financière indiquée à l’Annexe A de la convention d’aide financière est inférieure à 1 000 000 $, les bénéficiaires devront transmettre une seule réclamation finale. Si l’aide financière indiquée à la convention d’aide financière est de 1 000 000 $ ou plus, les bénéficiaires devront transmettre un maximum d’une réclamation de dépenses par année financière du gouvernement. Chaque réclamation partielle devra représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué à la convention d’aide financière.

Les bénéficiaires doivent présenter leur réclamation finale de dépenses au plus tard trois mois après la date de fin des travaux spécifiée à la convention d’aide financière.

Les documents à transmettre avec les réclamations de dépenses seront disponibles prochainement.

Nous joindre

Pour toute question relative à l’adhésion ou à l’authentification au PGAMR, communiquez avec la Direction générale des opérations régionales et municipales au 418 691-2066.

Pour de plus amples renseignements concernant le PRACIM, adressez-vous au service à la clientèle de la Direction des infrastructures aux collectivités :

Ministère des Affaires municipales
et de l’Habitation
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau, 1^er étage
Québec (Québec)  G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2010
Courriel : programmes.dgfmp@mamh.gouv.qc.ca