Gestion contractuelle

Les municipalités procèdent régulièrement à l’acquisition de biens et de services afin de répondre aux divers besoins des citoyens. Ces acquisitions font généralement l’objet d’un contrat conclu entre un ou plusieurs organismes municipaux et la ou les parties disposées à fournir des biens ou des services touchant aux assurances, à l’exécution de travaux, à l’approvisionnement et à la fourniture de services.

L’octroi de contrats est un exercice important et stratégique qui nécessite une gestion saine et rigoureuse de la part des municipalités. Les municipalités ont des obligations et des responsabilités qui découlent de dispositions législatives et réglementaires visant à encadrer l’octroi des contrats ainsi qu’à assurer la transparence des processus et une reddition de comptes auprès des citoyens. Ces dispositions sont résumées dans le document Régime général concernant la passation des contrats municipaux  (157 Ko) et sont schématisées dans le document Schéma portant sur la passation d’un contrat municipal en approvisionnement, en exécution de travaux et en fourniture de services, dont la dépense est égale ou supérieure au seuil obligeant à l’appel d’offres public  (149 Ko)

Les organisations visées par le cadre légal en matière d’adjudication de contrats sont les :

• municipalités locales et régionales de comté (ne sont pas concernés : les villages nordiques, les villages cris, le village naskapi et l’Administration régionale Kativik, qui disposent de leurs propres règles d’adjudication de contrats; ainsi que les paroisses de Saint-Louis-de-Gonzague-du-Cap-Tourmente, de Saint-Benoît-du-Lac et de Notre-Dame-des-Anges);
• régies intermunicipales;
• communautés métropolitaines;
• sociétés de transport en commun;
• autres organismes pour lesquels la loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d’adjudication des contrats municipaux.

Tout organisme comportant l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes doit également se soumettre aux règles contractuelles des municipalités :

• Il est un organisme que la loi déclare mandataire ou agent d’une municipalité;
• Son conseil d’administration doit, en vertu d’une loi ou d’un règlement qui l’y oblige, être composé majoritairement de membres d’un conseil d’une municipalité ou de membres nommés par une municipalité;
• Son budget est adopté ou approuvé par une municipalité;
• Il est un organisme constitué à but non lucratif qui, au 1er janvier d’une année, remplit les deux conditions suivantes :
  • ses revenus d’au moins une des deux dernières années ont été égaux ou supérieurs à 1 000 000 $;
  • il a reçu, au cours de l’année durant laquelle ses revenus ont été égaux ou supérieurs à 1 000 000 $, une aide financière provenant d’une municipalité et dont le montant a été égal ou supérieur à la moitié de ses revenus pour cette année.
• Il est désigné par la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation comme un organisme assujetti.

Les types de contrats

Les organismes municipaux peuvent conclure des contrats de construction, d’approvisionnement et de services avec des fournisseurs.

Le contrat de construction

On entend par contrat de construction un contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d’excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d’équipement et de machinerie si ceux-ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l’installation et la réparation des équipements fixes d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil.

Le contrat d’approvisionnement

Les contrats d’approvisionnement sont définis par tout contrat pour l’achat ou la location de biens meubles, dans lequel des frais peuvent être inclus pour l’installation, le fonctionnement et l’entretien des biens, de même que par tout contrat de location d’équipement assorti d’une option d’achat.

Le contrat de services

On entend par contrat de services un contrat pour la fourniture de services dans lequel des pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture peuvent être inclus.

Le contrat de services professionnels à exercice exclusif

Les contrats de services professionnels à exercice exclusif sont ceux qui, en vertu d’une loi ou d’un règlement, ne peuvent être rendus que par un médecin, un infirmier, un dentiste, un pharmacien, un médecin vétérinaire, un ingénieur, un arpenteur-géomètre, un architecte, un comptable agréé, un avocat ou un notaire.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Règlement sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels  ainsi que la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec  (précédemment connue sous le nom projet de loi n^o 155), sanctionnée le 19 avril 2018, qui apporte plusieurs modifications aux règles particulières pour ces contrats.

Les accords de libéralisation des marchés publics

Les accords de libéralisation des marchés conclus par le Québec ont pour objet d’ouvrir, à partir de certains seuils et sur une base réciproque, les marchés publics à l’ensemble des entreprises d’une province ou d’un pays signataire. Les organismes municipaux sont visés par quatre accords de libéralisation des marchés publics présentement en vigueur, soit :

• l’Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario  (ACCQO);
• l’Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick  (AQNB);
• l’Accord de libre-échange canadien  (ALEC);
• l’Accord économique et commercial global  (AECG) entre le Canada et l’Union européenne.

Il importe de mentionner que le cadre légal des organismes municipaux est conforme aux textes de ces quatre accords. Le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor  comprend une section qui regroupe toute l'information à ce sujet.

Fixation du seuil d’appel d’offres public, des plafonds permettant de limiter le territoire de provenance des soumissions et des délais minimaux de réception des soumissions

La fixation du seuil d’appel d’offres public, des plafonds de la dépense permettant de limiter le territoire de provenance des soumissions et des délais minimaux de réception des soumissions se fait par règlement ministériel. Ceux-ci varient en raison notamment de l’ajustement, tous les deux ans, des seuils prévus aux accords de libéralisation des marchés publics selon l’inflation.

Les trois tableaux suivants illustrent la discrimination territoriale possible ainsi que les délais minimaux de réception des soumissions en fonction de la dépense et du type de contrat tels qu’ils sont prévus, entre autres, au règlement ministériel. Selon ce dernier, le seuil d’appel d’offres public est de 105 700 $.

Malgré les délais minimaux de réception des soumissions prévus au règlement ministériel, les organismes municipaux doivent respecter les délais attribuables au traitement des plaintes concernant la passation de leurs contrats. Ainsi, les organismes municipaux devraient utiliser les calculateurs de délais disponibles sur le site de l’Autorité des marchés publics .

Discrimination territoriale et délais minimaux de réception des soumissions pour les contrats de construction

Discrimination territoriale et délais minimaux de réception des soumissions pour les contrats d’approvisionnement

Discrimination territoriale et délais minimaux de réception des soumissions pour les contrats de services

Les modes de sollicitation

Les modes d’adjudication

Dans l’adjudication de ses contrats, un organisme municipal peut décider de recourir au mode du plus bas soumissionnaire conforme, au mode à deux étapes (qualité, prix), ou encore, à la grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussions et négociation) pour tout contrat sollicité par appel d’offres public ou par voie d’invitation écrite.

Les contrats de services professionnels de 25 000 $ ou plus ne peuvent pas être octroyés à l’aide du mode du plus bas soumissionnaire conforme, sauf si l’organisme municipal prévoit, dans son règlement sur la gestion contractuelle, des règles particulières pour l’adjudication de contrats dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public.

Pour plus de renseignements relatifs aux différents modes d’adjudication, veuillez consulter le Guide sur les modes d’adjudication de contrats par appel d’offres public  (505 Ko).

Le plus bas soumissionnaire conforme

Lorsque l’organisme municipal choisit le mode du plus bas soumissionnaire, le conseil municipal ne peut accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui ayant fait, dans le délai fixé, la soumission conforme la plus basse. Certaines exceptions s’appliquent, soit lorsque l’organisme municipal a obtenu l’autorisation préalable de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation ou lorsqu’il doit satisfaire aux conditions d’octroi d’une subvention gouvernementale.

Le mode à deux étapes (qualité, prix)

Ce mode consiste, lors d’une première étape, à évaluer la qualité d’une soumission en fonction de critères établis et, lors d’une seconde étape, à considérer le prix soumis. Ce mode vise ainsi à évaluer le rapport entre la qualité et le prix de chacune des propositions en fonction d’un niveau minimal de qualité et du prix le plus bas.

La grille de pondération incluant le prix

Le recours à la grille de pondération incluant le prix permet l’évaluation des offres en fonction d’un nombre de points basé sur certains critères, outre le prix, comme :

• la qualité ou la quantité des biens, des services et des travaux;
• les modalités de livraison;
• les services d’entretien;
• l’expérience et la capacité financière requises de l’assureur, du fournisseur ou de l’entrepreneur;
• tout autre critère directement relié au marché.

Alors que la qualité des soumissions est soupesée avant que ne soient considérés les prix, quand l’on recourt au mode à deux étapes, l’appréciation des offres en fonction des critères de qualité prévus a lieu en même temps que l’évaluation des prix soumis, lors de l’utilisation de la grille de pondération incluant le prix. À la fin du processus, l’organisme municipal doit accorder le contrat au soumissionnaire conforme dont la soumission a obtenu le meilleur pointage.

La grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation

Un organisme municipal qui choisit d’utiliser la grille de pondération incluant le prix peut également prévoir des discussions avec les soumissionnaires conformes et une négociation avec celui ayant obtenu le meilleur pointage, toutes deux menées sous l’égide d’un responsable des discussions et de la négociation.

Un seul soumissionnaire conforme

Lorsque, suivant une demande de soumissions, l’organisme municipal n’a reçu qu’une seule soumission conforme, il peut entreprendre des discussions avec le soumissionnaire dans le but de conclure un contrat à un prix moindre. Cela ne peut se faire que lorsque le prix accuse un écart important avec l’estimation prévue par l’organisme. Cette modification ne doit toutefois pas avoir pour effet de modifier les autres obligations au contrat.

Rejet de l’ensemble des soumissions et retour en appel d’offres

L’organisme municipal peut à tout moment, pour des motifs valables et raisonnables, notamment en raison du prix trop élevé des soumissions, décider de ne pas octroyer un contrat, et ce, même s’il a procédé à une demande de soumissions. Il peut alors choisir de retourner en appel d’offres pour obtenir de nouvelles soumissions.

Les règles de transparence en gestion contractuelle

Estimation du prix du contrat

La loi prévoit une obligation pour l'organisme municipal d'établir une estimation du prix de tout contrat qui comporte une dépense de 100 000 $ ou plus. Celle-ci doit inclure toutes les options de renouvellement de même que toutes celles permettant la fourniture supplémentaire des mêmes biens ou des mêmes services.

Cette obligation doit être accomplie avant l'ouverture des soumissions, le cas échéant, et la conclusion du contrat.

Spécifications techniques

Lorsqu’un organisme municipal exige certaines spécifications techniques, il doit les décrire en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles plutôt qu’en termes de caractéristiques descriptives.

S’il n’existe aucun autre moyen suffisamment précis ou compréhensible pour décrire les conditions du marché, l’organisme municipal doit considérer conforme toute équivalence à des caractéristiques descriptives en utilisant notamment des termes tels que « ou l’équivalent » dans la documentation relative à l’appel d’offres. Pour ce faire, il peut y préciser comment sera évaluée cette équivalence.

Publication sur Internet de la liste des contrats comportant une dépense de plus de 25 000 $

Tout organisme municipal doit publier et tenir à jour une liste des contrats qu'il conclut et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre les renseignements suivants :

• l'objet du contrat;
• le mode de passation du contrat (depuis le 1er janvier 2018);
• le prix du contrat prévu dans l'estimation établie par l'organisme municipal (contrat de 100 000 $ ou plus);
• le nom de la personne à qui le contrat a été accordé;
• le prix du contrat au moment de son attribution et s'il s'agit d'un contrat avec option de renouvellement; le montant total de la dépense prévue, compte tenu de l'ensemble des options de renouvellement du contrat;
• le montant total de la dépense effectivement faite. 

Dans le cas de contrats attribués à la suite d'une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :

• les noms des soumissionnaires;
• les montants des soumissions;
• l'identification des soumissions plus basses que celles retenues qui ont été jugées non conformes. 

Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi ou du règlement en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

L’organisme municipal doit publier la liste sur le système électronique d’appel d’offres  (SEAO) approuvé par le gouvernement du Québec. Il doit aussi publier une mention sur son propre site Internet concernant la publication de la liste sur le SEAO, accompagnée d’un hyperlien permettant d’accéder à celle-ci. Les organismes municipaux qui ne possèdent pas de site devront le faire, selon le cas, sur le site de leur MRC; ou sur un autre site dont ils devront faire connaître l’adresse par un avis public, au moins une fois par année.

Les renseignements contenus dans cette liste à l'égard de chaque contrat doivent demeurer publiés pour une durée minimale de trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite pour l'exécution du contrat.

Liste des contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ dont la dépense totale dépasse 25 000 $ avec un même cocontractant

Au plus tard le 31 janvier de chaque année, les organismes municipaux doivent publier sur leur site Internet ou sur celui de leur MRC, pour l’exercice financier précédent, la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ passés avec un même cocontractant lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $.

La liste doit indiquer, pour chaque contrat :

• le nom de chaque cocontractant;
• le montant de la dépense;
• l’objet du contrat. 

Non-divulgation du nombre et de l’identité des requérants

La loi prévoit une interdiction, pour un membre du conseil ou pour un employé de l'organisme municipal, de divulguer, avant l'ouverture des soumissions, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission. Cette interdiction s’applique également à l’égard de tous ceux qui ont demandé : une copie de la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié; ou, le cas échéant, jusqu’au dépôt du rapport du secrétaire du comité de sélection et du rapport de la personne responsable des discussions et négociation.

L’interdiction de divulguer un renseignement s’applique également à l'exploitant du SEAO et à ses employés, à moins d'une autorisation de ce dernier à cet effet. En fait, après l'obtention des documents d'appel d'offres par un soumissionnaire potentiel, la préparation d'une soumission peut nécessiter que ce dernier obtienne des propositions de sous-traitants et de fournisseurs. Il peut à cette fin communiquer privément avec ses partenaires d'affaires habituels. Il peut également recourir à d'autres moyens pour divulguer son identité et ainsi rendre public son intérêt à recevoir des propositions afin d'en recevoir un plus grand nombre, notamment en autorisant le SEAO à divulguer son identité.

Un membre du conseil qui, sciemment, ne respecte pas l'interdiction de divulgation pourra être tenu personnellement responsable envers l’organisme municipal de toute perte ou préjudice subi par celui-ci et déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, notamment la fonction de membre du conseil de toute municipalité. La responsabilité prévue précédemment s'applique également à un employé de l’organisme municipal et à toute personne qui, sciemment, est partie à l'acte illégal.

Non-divulgation de l’identité des membres de comités de sélection

Les membres du conseil ou les employés de l’organisme municipal ne peuvent divulguer de renseignement permettant d’identifier une personne comme étant membre d’un comité de sélection, à l’exception d’un comité de sélection formé pour déterminer le lauréat d’un concours.

L’évaluation de rendement

Une demande de soumissions peut prévoir qu’un organisme municipal se réserve la possibilité de refuser toute soumission d’un entrepreneur ou d’un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant.

Un organisme municipal ne peut utiliser une évaluation de rendement insatisfaisant que si cette évaluation remplit les conditions suivantes :

• Elle est liée à l’exécution d’un contrat attribué par l’organisme municipal ou par l’organisme responsable de l’exécution d’une entente à laquelle est partie l’organisme municipal et qui a été conclue en vertu des lois municipales;
• Elle a été réalisée par la personne désignée à cette fin par le conseil de la municipalité ou par l’organisme;
• Elle est consignée dans un rapport dont une copie a été transmise à l’entrepreneur ou au fournisseur, et ce, au plus tard le soixantième jour suivant la fin du contrat qui en fait l’objet;
• Un délai d’au moins 30 jours après la réception de la copie du rapport visé ci-dessus a été accordé à l’entrepreneur ou au fournisseur afin qu’il puisse transmettre, par écrit, tout commentaire sur ce rapport à l’organisme municipal;
• Après examen des commentaires transmis, le cas échéant, l’évaluation est devenue définitive en étant approuvée par le conseil de la municipalité ou par l’organisme, au plus tard le soixantième jour suivant la réception de ces commentaires ou, en l’absence de commentaires, suivant le jour de l’expiration du délai prévu à cette fin. Une copie certifiée conforme de l’évaluation approuvée est transmise à l’entrepreneur ou au fournisseur. 

Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation a élaboré le Guide pour procéder à l’évaluation de rendement  (363 Ko) à l’intention des organismes municipaux. Le document suggère et propose des éléments pouvant être utilisés par ces derniers pour réaliser une évaluation de rendement insatisfaisant ou satisfaisant, s’il y a lieu.

L’attestation fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec

Les organismes municipaux doivent exiger d’un entrepreneur intéressé à conclure un contrat de construction comportant une dépense de 25 000 $ ou plus une attestation de conformité fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec.

L’attestation est délivrée à tout entrepreneur qui, à la date indiquée, a fourni les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit de l’Agence du revenu du Québec.

Pour être valable, l’attestation de l’entrepreneur ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces dates et heures ou, s’il s’agit d’un contrat de gré à gré, plus de 90 jours avant celui de la conclusion du contrat.

Toutefois, l’entrepreneur qui n’a pas, au Québec, d’établissement où il exerce ses activités de façon permanente n’a pas l’obligation de détenir cette attestation. Il en est de même pour un entrepreneur lorsqu’un contrat ou un sous-contrat de construction doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

À défaut de respecter certaines obligations relatives à l’attestation, l’entrepreneur ou le sous-entrepreneur commet une infraction et est passible d’une amende. De plus, le cumul d’infractions sur une période déterminée empêchera l’entrepreneur d’obtenir des contrats publics pour une durée fixe. C’est le ministre du Revenu qui est chargé de l’application et de l’exécution des dispositions relatives aux infractions.

Le rôle de l’Autorité des marchés publics

Responsabilité des entreprises assujetties à la Loi sur les contrats des organismes publics

Une entreprise qui souhaite conclure un contrat ou un sous-contrat public municipal de plus de 1 M$ pour les contrats de services ou de plus de 5 M$ pour les contrats de construction doit effectuer une demande auprès de l’Autorité des marchés publics (AMP) afin d’obtenir une autorisation à cette fin. Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise le composant doit, à cette date, être individuellement autorisée. Cette autorisation est valide pour trois ans.

En outre, la Loi sur les contrats des organismes publics mentionne que l’entreprise qui répond à un appel d’offres en vue de la conclusion d’un contrat public ou d’un sous-contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission sauf si l’appel d’offres prévoit une date différente, mais antérieure à la date de la conclusion du contrat. Une autorisation doit être maintenue pendant toute l’exécution du contrat ou du sous-contrat public. Les conditions d’intégrité doivent d’ailleurs être respectées pour toute la durée de la période de validité de l’autorisation et une demande de renouvellement devra être formulée par l’entreprise avant le terme de ces trois ans.

Responsabilité de l'organisme municipal

Avant le lancement de l’appel d’offres, l'organisme municipal doit indiquer dans ses documents d’appel d’offres s’il s’agit d’un contrat qui doit faire l’objet d’une autorisation de l’AMP (selon la loi ou les décrets). Selon le cas, il faut prévoir un délai suffisant pour permettre aux entreprises d’obtenir leur autorisation avant la conclusion du contrat.

Avant la conclusion du contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que l’entreprise est inscrite au Registre des entreprises autorisées  (REA) ou, s’il s’agit d’un contrat qui n’est pas encore visé par l’autorisation, que l’entreprise n’est pas inscrite au Registre des entreprises non admissibles  ni ne fait l’objet d’une licence restreinte au sens de la Loi sur le bâtiment.

Certaines clauses devraient être ajoutées aux documents d’appels d’offres ainsi qu’aux contrats. Le document intitulé Clauses contractuelles pouvant être ajoutées aux documents d’appel d’offres et aux contrats  (261 Ko) présente des exemples de clauses pouvant être utilisées.

Cas particuliers

Un contractant ou un sous-contractant qui exécute un contrat ou un sous-contrat public et qui n’a pas d’autorisation parce que celle-ci est expirée, ou parce que l’AMP la lui a révoquée ou a refusé de la lui renouveler, est réputé en défaut d’exécuter ce contrat ou ce sous-contrat au terme d’un délai de 60 jours suivant la date d’expiration ou la date de notification de la décision de l’AMP.

Au moins 90 jours avant l’expiration de cette autorisation, l’entreprise doit faire une demande de renouvellement à l’AMP afin de demeurer autorisée. Si la demande est présentée pendant ce délai, l’autorisation demeure valide, sous réserve d’une révocation, jusqu’à ce que l’AMP statue sur cette demande.

L’entreprise qui n’est plus autorisée en raison du seul fait qu’elle n’a pas fait sa demande de renouvellement dans le délai requis peut, malgré la date d’expiration de l’autorisation, continuer les contrats publics ou les sous-contrats publics en cours d’exécution jusqu’à la décision de l’AMP relative au renouvellement de l’autorisation.

Le registre des entreprises non admissibles (RENA)

Avant de conclure un contrat

Tous les contractants déclarés coupables, en vertu d’un jugement définitif, de l’une ou l’autre des infractions qui sont déterminées par le Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement  deviennent inadmissibles aux contrats municipaux. Ils le sont pour une durée de cinq ans à compter du moment où cette déclaration de culpabilité a été consignée au RENA. Cette situation s’applique également aux personnes liées à ces entreprises.

Un contractant inadmissible aux contrats municipaux ne peut présenter une soumission pour la conclusion d’un contrat municipal, conclure un tel contrat, ni conclure un sous-contrat rattaché directement à un tel contrat, et ce, pour une durée de cinq ans.

Il est prévu que le président du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) informe par écrit sans délai le contractant de son inscription au registre, des motifs de son inscription et de sa période d’inadmissibilité aux contrats publics. Le président du SCT fixe ensuite un délai au contractant qui doit alors lui transmettre, par écrit, le nom de chaque organisme municipal avec lequel un contrat est en cours d’exécution.

En cours d’exécution de contrats

Une entreprise qui devient inadmissible aux contrats publics est, sous réserve d’une permission de la ministre, réputée en défaut d’exécuter un contrat public en cours au terme d’un délai de 60 jours suivant la date de son inadmissibilité. Toutefois, cette entreprise n’est pas réputée en défaut d’exécution lorsqu’il s’agit d’honorer les garanties à ce contrat.

Responsabilité du contractant

Un contractant qui a conclu un contrat avec un organisme municipal doit, avant de conclure tout sous-contrat requis pour son exécution, s’assurer qu’aucun de ses sous-traitants n’est inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Responsabilité de l’organisme municipal

Avant de conclure un contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que chaque soumissionnaire ou que l’attributaire n’est pas inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. Le registre est accessible sur le site Web du RENA .

Dans le cas d’une entreprise, les renseignements figurant au registre seront :

• le nom de l’entreprise;
• l’adresse de son principal établissement;
• le numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le cas échéant;
• selon le cas, l’infraction ou les infractions pour lesquelles l’entreprise a été déclarée coupable ou l’infraction, ou les infractions, pour laquelle une déclaration de culpabilité touchant une personne liée a entraîné son inscription au registre et, dans ce dernier cas, le nom de la personne liée et la municipalité sur le territoire de laquelle elle réside;
• la date où prendra fin son inadmissibilité aux contrats publics;
• tout autre renseignement déterminé par règlement du gouvernement

Demande d’autorisation afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat à une entreprise inadmissible aux contrats publics

Autorisation pour poursuivre un contrat en cours

S’il en va de l’intérêt public, un organisme municipal peut demander l’autorisation de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation de poursuivre l’exécution d’un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA dans les 30 jours suivant la notification par l’Autorité. L’autorisation pourra être assortie de conditions, notamment en exigeant que le contractant soit soumis, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, en vertu du Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement.

Si tel est le cas, les mesures de surveillance et d’accompagnement seront exécutées par une personne choisie par l’organisme à partir d’une liste de personnes accréditées par le SCT. L’objectif est de mettre en application les mesures de surveillance et d’accompagnement déterminées par la ministre selon les conditions et les modalités convenues entre la personne accréditée et le contractant inadmissible.

Toutefois, s’il s’agit d’un cas où l’article 65.2.1 de la Loi sur le bâtiment  s’applique, c’est-à-dire si le contractant se voit délivrer en cours d’exécution du contrat une licence restreinte, la demande d’autorisation devra être faite à la Régie du bâtiment dans les 20 jours suivant l’inadmissibilité. Cette dernière pourra également, en vertu de cet article, assortir son autorisation de mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, aux frais du titulaire de la licence restreinte. Cette situation s’applique également aux contrats de sous-traitance.

Autorisation pour conclure un nouveau contrat

Dans des circonstances exceptionnelles, la ministre peut permettre à un organisme municipal de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics, ou encore, permettre la conclusion d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat municipal, avec une telle entreprise.

Dans ce cas, il n’y a pas de délai à respecter. La ministre doit, préalablement, autoriser la conclusion d’un tel contrat ou d’un tel sous-contrat.

Exception prévue en situation d’urgence

En situation d’urgence et lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, l’organisme municipal peut, sans l’autorisation de la ministre, procéder à la conclusion d’un contrat avec un contractant inadmissible aux contrats publics ou permettre à un contractant de conclure un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non autorisée.

La ministre devra être informée, par lettre, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un tel contrat ou sous-contrat. La lettre doit obligatoirement spécifier le nom de l’entreprise avec qui le contrat ou sous-contrat est conclu puisque la ministre doit rendre cette information publique, sur un site Internet et par la Gazette officielle du Québec.

Formulaires pour dérogation

Pour tout organisme municipal désirant formuler une demande auprès de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être.

Le formulaire Demande d’autorisation pour poursuivre un contrat en cours d’exécution avec une entreprise inscrite au RENA  (277 Ko) s’applique à la poursuite d’un contrat déjà existant tandis que le formulaire Demande d’autorisation pour signer un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou un nouveau contrat ou un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non-inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être  (263 Ko) concerne une demande d’attribution d’un nouveau contrat. Dans les deux cas, l’organisme municipal doit s’assurer de fournir, en plus du formulaire approprié, tous les documents requis qui y sont décrits.

Les formulaires et les documents liés doivent être ensuite déposés sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales .

Commissaire à la lutte contre la corruption

En vertu de la Loi concernant la lutte contre la corruption , le Commissaire à la lutte contre la corruption a notamment comme fonction de recevoir, de consigner et d’examiner les dénonciations d’actes répréhensibles, afin de leur donner les suites appropriées. Un « acte répréhensible » peut être :

• 1° une contravention à une disposition d’une loi fédérale ou du Québec ou à un règlement pris en application d’une telle loi, si cette contravention implique de la corruption, de l’abus de confiance, de la malversation, de la collusion, de la fraude ou du trafic d’influence dans, entre autres, l’adjudication, l’obtention ou l’exécution des contrats octroyés dans l’exercice des fonctions d’un organisme ou d’une personne du secteur public, ainsi que dans l’administration de la justice et l’octroi de droits ou de privilèges, telle une autorisation, une nomination ou une subvention, par un organisme ou une personne du secteur public;
  
  • 1.1° une contravention aux dispositions des articles 21.12 à 21.14 et 27.5 à 27.11 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1);
• 2° un usage abusif des fonds ou des biens publics ou un cas grave de mauvaise gestion en matière contractuelle dans le secteur public;
• 3° le fait d’ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible prévu aux paragraphes 1°, 1.1° et 2°. 

Procédure de dénonciation

Toute personne qui souhaite faire une dénonciation communique au commissaire tout renseignement qui, selon elle, peut démontrer qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, ou qu’on lui a demandé de commettre un tel acte.

La personne qui effectue la dénonciation peut le faire malgré, notamment, toute obligation de loyauté ou de confidentialité pouvant la lier à son employeur ou à son client. La Loi n’a toutefois pas pour effet d’autoriser la personne qui effectue la dénonciation à communiquer au commissaire des renseignements protégés par le secret professionnel liant l’avocat ou le notaire à son client.

Par ailleurs, le commissaire doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que l’anonymat de la personne qui a effectué une dénonciation soit préservé dans la mesure du possible. Il est également interdit d’exercer une quelconque mesure de représailles (rétrogradation, suspension, congédiement, déplacement ou toute autre mesure disciplinaire) contre une personne qui fait une dénonciation.

Pour tout renseignement supplémentaire sur la procédure de dénonciation, veuillez consulter le site Web de l’Unité permanente anticorruption  (UPAC).

Notes

1. Loi visant principalement l’encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise, le remplacement de la dénomination de la Régie du logement et l’amélioration de ses règles de fonctionnement et modifiant la Loi sur la Société d’habitation du Québec et diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal (L.Q. 2019, c. 28)
2. Lorsque la dépense d’un contrat visant des services non compris dans la liste de services suivante (correspondant aux services couverts par l’AECG) est égale ou supérieure à 366 200 $, les organismes municipaux peuvent considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs canadiens et doivent respecter des délais minimaux de réception des soumissions de 15 jours :

   1. les services de messagerie et de courrier, y compris le courrier électronique ;
   2. les services de télécopie;
   3. les services immobiliers;
   4. les services informatiques, y compris ceux de consultation en matière d’achat ou d’installation de logiciels ou de matériel informatique et ceux de traitement de données;
   5. les services d’entretien ou de réparation d’équipement ou de matériel bureautique;
   6. les services de consultation en gestion, sauf les services d’arbitrage, de médiation ou de conciliation en matière de gestion des ressources humaines;
   7. les services d’architecture ou d’ingénierie, sauf ceux reliés à des travaux de construction d’infrastructure de transport;
   8. les services d’architecture paysagère;
   9. les services d’aménagement ou d’urbanisme;
   10. les services d’essais, d’analyse ou d’inspection en vue d’un contrôle de qualité;
   11. les services de nettoyage de bâtiments, y compris l’intérieur;
   12. les services de réparation de machinerie ou de matériel.

   Pour plus de détails, ces services sont donnés dans le tableau Description des services couverts par l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne  (489 Ko)