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Règles de passation et de gestion des contrats municipaux

Les instances de surveillance et mesures d'intégrité

L'attestation fiscale émise par l'Agence du revenu du Québec

Les organismes municipaux doivent exiger d’un entrepreneur intéressé à conclure un contrat de construction comportant une dépense de 25 000 $ ou plus une attestation de conformité fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec.

L’attestation est délivrée à tout entrepreneur qui, à la date indiquée, a fourni les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit de l’Agence du revenu du Québec.

L’attestation de l’entrepreneur est valide jusqu’à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée, donc pour un maximum de quatre mois selon la date de délivrance.

De plus, l’attestation de l’entrepreneur ne doit pas avoir été délivrée après la date limite fixée pour la réception des soumissions relatives au contrat ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, après la date de la conclusion du contrat.

Toutefois, l’entrepreneur qui n’a pas, au Québec, d’établissement où il exerce ses activités de façon permanente n’a pas l’obligation de détenir cette attestation. Il en est de même pour un entrepreneur lorsqu’un contrat ou un sous‑contrat de construction doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

À défaut de respecter certaines obligations relatives à l’attestation, l’entrepreneur ou le sous‑entrepreneur commet une infraction et est passible d’une amende. De plus, le cumul d’infractions sur une période déterminée empêchera l’entrepreneur d’obtenir des contrats publics pour une durée fixe. C’est le ministre du Revenu qui est chargé de l’application et de l’exécution des dispositions relatives aux infractions.

Le rôle de l'Autorité des marchés publics

Autorisation de contracter

Responsabilité des entreprises

Une entreprise qui souhaite conclure un contrat ou un sous contrat public municipal égal ou supérieur à 1 M$ pour les contrats de services ou égal ou supérieur à 5 M$ pour les contrats de construction doit effectuer une demande auprès de l’Autorité des marchés publics (AMP) afin d’obtenir une autorisation à cette fin. Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise le composant doit, à la date du dépôt de sa soumission, être individuellement autorisée. L’entreprise qui conclut un contrat public ou un sous-contrat public de gré à gré doit être autorisée à la date de la conclusion du contrat ou du sous-contrat. Cette autorisation est valide pour trois ans, mais ce délai passera à cinq ans le 2 juin 2023.

En outre, la Loi sur les contrats des organismes publics mentionne que l’entreprise qui répond à un appel d’offres en vue de la conclusion d’un contrat public ou d’un sous contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission, Une autorisation doit être maintenue pendant toute l’exécution du contrat ou du sous contrat public. Les conditions d’intégrité doivent d’ailleurs être respectées pour toute la durée de la période de validité de l’autorisation et, afin de demeurer autorisée, l’entreprise devra formuler une demande de renouvellement au moins 90 jours avant le terme de ces trois ans.

Responsabilité de l'organisme municipal

Avant le lancement de l’appel d’offres, l'organisme municipal doit indiquer dans ses documents d’appel d’offres s’il s’agit d’un contrat qui doit faire l’objet d’une autorisation de l’AMP (selon la loi ou les décrets).

Avant la conclusion du contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que l’entreprise est inscrite au Registre des entreprises autorisées Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (REA) ou, s’il s’agit d’un contrat qui n’est pas encore visé par l’autorisation, que l’entreprise n’est pas inscrite au Registre des entreprises non admissibles (RENA) ni ne fait l’objet d’une licence restreinte au sens de la Loi sur le bâtiment.

Certaines clauses devraient être ajoutées aux documents d’appels d’offres ainsi qu’aux contrats. Le document intitulé Clauses contractuelles pouvant être ajoutées aux documents d’appel d’offres et aux contrats Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (17 Ko) présente des exemples de clauses pouvant être utilisées.

Pouvoir de vérification sur des contrats en cours d’exécution

Le pouvoir de vérification sur des contrats en cours d’exécution permet à l’AMP de s’assurer qu’une entreprise satisfait aux exigences d’intégrité. En cas de défaut, l’AMP peut imposer des mesures et des sanctions à l’entreprise pouvant mener jusqu’à son inscription au RENA. Ces pouvoirs lui confèrent également celui d’enquêter sur toute question se rapportant à sa mission de surveillance des contrats publics.

Quiconque entrave ou tente d’entraver une vérification de l’AMP commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d’une personne physique et de 15 000 $ à 100 000 $ dans les autres cas.

Cas particuliers

Un contractant ou un sous‑contractant qui exécute un contrat ou un sous‑contrat public et qui n’a pas d’autorisation parce que celle‑ci est expirée, ou parce que l’AMP la lui a révoquée ou a refusé de la lui renouveler, est réputé en défaut d’exécuter ce contrat ou ce sous‑contrat au terme d’un délai de 60 jours suivant la date d’expiration ou la date de notification de la décision de l’AMP.

Au moins 90 jours avant l’expiration de cette autorisation, l’entreprise doit faire une demande de renouvellement à l’AMP afin de demeurer autorisée. Si la demande est présentée pendant ce délai, l’autorisation demeure valide, sous réserve d’une révocation, jusqu’à ce que l’AMP statue sur cette demande.

L’entreprise qui n’est plus autorisée en raison du seul fait qu’elle n’a pas fait sa demande de renouvellement dans le délai requis peut, malgré la date d’expiration de l’autorisation, continuer les contrats publics ou les sous‑contrats publics en cours d’exécution jusqu’à la décision de l’AMP relative au renouvellement de l’autorisation.

Traitement des plaintes

Il doit être rappelé que le traitement des plaintes et les suites qui peuvent en découler reposent également sous la responsabilité de l’AMP. Pour plus de renseignements voir

Le registre des entreprises non admissibles (RENA)

Avant de conclure un contrat

Tous les contractants déclarés coupables, en vertu d’un jugement définitif, de l’une ou l’autre des infractions qui sont déterminées par le Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement deviennent inadmissibles aux contrats municipaux. Ils le sont pour une durée de cinq ans à compter du moment où cette déclaration de culpabilité a été consignée au RENA. Cette situation s’applique également aux personnes liées à ces entreprises.

Un contractant inadmissible aux contrats municipaux ne peut présenter une soumission pour la conclusion d’un contrat municipal, conclure un tel contrat, ni conclure un sous‑contrat rattaché directement à un tel contrat, et ce, pour une durée de cinq ans.

Il est prévu que le président du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) informe par écrit sans délai le contractant de son inscription au registre, des motifs de son inscription et de sa période d’inadmissibilité aux contrats publics. Le président du SCT fixe ensuite un délai au contractant qui doit alors lui transmettre, par écrit, le nom de chaque organisme municipal avec lequel un contrat est en cours d’exécution.

En cours d’exécution de contrats

Une entreprise qui devient inadmissible aux contrats publics est, sous réserve d’une permission de la ministre, réputée en défaut d’exécuter un contrat public en cours au terme d’un délai de 60 jours suivant la date de son inadmissibilité. Toutefois, cette entreprise n’est pas réputée en défaut d’exécution lorsqu’il s’agit d’honorer les garanties à ce contrat.

Responsabilité du contractant

Un contractant qui a conclu un contrat avec un organisme municipal doit, avant de conclure tout sous‑contrat requis pour son exécution, s’assurer qu’aucun de ses sous‑traitants n’est inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Responsabilité de l’organisme municipal

Avant de conclure un contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que chaque soumissionnaire ou que l’attributaire n’est pas inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. Le registre est accessible sur le site Web du RENA Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre .

Dans le cas d’une entreprise, les renseignements figurant au registre seront :

le nom de l’entreprise;
l’adresse de son principal établissement;
le numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le cas échéant;
selon le cas, l’infraction ou les infractions pour lesquelles l’entreprise a été déclarée coupable ou l’infraction, ou les infractions, pour laquelle une déclaration de culpabilité touchant une personne liée a entraîné son inscription au registre et, dans ce dernier cas, le nom de la personne liée et la municipalité sur le territoire de laquelle elle réside;
la date où prendra fin son inadmissibilité aux contrats publics;
tout autre renseignement déterminé par règlement du gouvernement

Demande d'autorisation afin de poursuivre ou d'attribuer un contrat à une entreprise inadmissible aux contrats publics

Autorisation pour poursuivre un contrat en cours

S’il en va de l’intérêt public, un organisme municipal peut demander l’autorisation de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation de poursuivre l’exécution d’un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA dans les 30 jours suivant la notification par l’Autorité. L’autorisation pourra être assortie de conditions, notamment en exigeant que le contractant soit soumis, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, en vertu du Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement.

Si tel est le cas, les mesures de surveillance et d’accompagnement seront exécutées par une personne choisie par l’organisme à partir d’une liste de personnes accréditées par le SCT. L’objectif est de mettre en application les mesures de surveillance et d’accompagnement déterminées par la ministre selon les conditions et les modalités convenues entre la personne accréditée et le contractant inadmissible.

Toutefois, s’il s’agit d’un cas où l’article 65.2.1 de la Loi sur le bâtiment s’applique, c’est‑à‑dire si le contractant se voit délivrer en cours d’exécution du contrat une licence restreinte, la demande d’autorisation devra être faite à la Régie du bâtiment dans les 20 jours suivant l’inadmissibilité. Cette dernière pourra également, en vertu de cet article, assortir son autorisation de mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, aux frais du titulaire de la licence restreinte. Cette situation s’applique également aux contrats de sous‑traitance.

Autorisation pour conclure un nouveau contrat

Dans des circonstances exceptionnelles, la ministre peut permettre à un organisme municipal de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics, ou encore, permettre la conclusion d’un sous‑contrat rattaché directement à un contrat municipal, avec une telle entreprise.

Dans ce cas, il n’y a pas de délai à respecter. La ministre doit, préalablement, autoriser la conclusion d’un tel contrat ou d’un tel sous‑contrat.

Exception prévue en situation d’urgence

En situation d’urgence et lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, l’organisme municipal peut, sans l’autorisation de la ministre, procéder à la conclusion d’un contrat avec un contractant inadmissible aux contrats publics ou permettre à un contractant de conclure un sous‑contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non autorisée.

La ministre devra être informée, par lettre, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un tel contrat ou sous‑contrat. La lettre doit obligatoirement spécifier le nom de l’entreprise avec qui le contrat ou sous‑contrat est conclu puisque la ministre doit rendre cette information publique, sur un site Internet et par la Gazette officielle du Québec.

Formulaires pour dérogation

Pour tout organisme municipal désirant formuler une demande auprès de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être.

Formulaires pour la poursuite d’un contrat déjà existant :

Dans les deux cas, l’organisme municipal doit s’assurer de fournir, en plus du formulaire approprié, tous les documents requis qui y sont décrits.

Les formulaires et les documents liés doivent ensuite être déposés sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre .

Commissaire à la lutte contre la corruption

En vertu de la Loi concernant la lutte contre la corruption , le Commissaire à la lutte contre la corruption a notamment comme fonction de recevoir, de consigner et d’examiner les dénonciations d’actes répréhensibles, afin de leur donner les suites appropriées. Un « acte répréhensible » peut être :

1° une contravention à une disposition d’une loi fédérale ou du Québec ou à un règlement pris en application d’une telle loi, si cette contravention implique de la corruption, de l’abus de confiance, de la malversation, de la collusion, de la fraude ou du trafic d’influence dans, entre autres, l’adjudication, l’obtention ou l’exécution des contrats octroyés dans l’exercice des fonctions d’un organisme ou d’une personne du secteur public, ainsi que dans l’administration de la justice et l’octroi de droits ou de privilèges, telle une autorisation, une nomination ou une subvention, par un organisme ou une personne du secteur public;
- 1.1° une contravention aux dispositions des articles 21.12 et 27.5 à 27.11 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1);
2° un usage abusif des fonds ou des biens publics ou un cas grave de mauvaise gestion en matière contractuelle dans le secteur public;
3° le fait d’ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible prévu aux paragraphes 1°, 1.1° et 2°.

Procédure de dénonciation

Toute personne qui souhaite faire une dénonciation communique au commissaire tout renseignement qui, selon elle, peut démontrer qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, ou qu’on lui a demandé de commettre un tel acte.

La personne qui effectue la dénonciation peut le faire malgré, notamment, toute obligation de loyauté ou de confidentialité pouvant la lier à son employeur ou à son client. La Loi n’a toutefois pas pour effet d’autoriser la personne qui effectue la dénonciation à communiquer au commissaire des renseignements protégés par le secret professionnel liant l’avocat ou le notaire à son client.

Par ailleurs, le commissaire doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que l’anonymat de la personne qui a effectué une dénonciation soit préservé dans la mesure du possible. Il est également interdit d’exercer une quelconque mesure de représailles (rétrogradation, suspension, congédiement, déplacement ou toute autre mesure disciplinaire) contre une personne qui fait une dénonciation.

Pour tout renseignement supplémentaire sur la procédure de dénonciation, veuillez consulter le site Web de l’Unité permanente anticorruption Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (UPAC).

Responsabilités des membres du conseil en cas de non-respect des règles de passation et de gestion des contrats

Inhabilité à siéger en cas de non‑respect des règles de passation et de gestion des contrats

Un membre du conseil peut être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou de tout préjudice subi par cette dernière et être déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, la fonction de membre du conseil de toute municipalité, celle de membre d’un organisme municipal ou celle de fonctionnaire ou d’employé d’une municipalité ou d’un organisme municipal lorsque, sciemment :

ne respecte pas l’interdiction de divulguer un renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions ou de tout autre document lié;
par son vote ou autrement, il autorise ou effectue l’adjudication ou la passation d’un contrat sans respecter les règles prévues au cadre normatif des lois municipales concernant les règles de passation et de gestion des contrats prévues dans les lois municipales.

Amendes pour tentative d’influence d’un membre de comité de sélection ou dans le cas où un membre de comité divulgue de l’information non autorisée

Quiconque, avant l’adjudication d’un contrat, communique ou tente de communiquer, directement ou indirectement, avec un des membres d’un comité de sélection dans le but de l’influencer à l’égard d’un appel d’offres commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d’une personne physique et de 15 000 $ à 100 000 $ dans les autres cas.

Un membre d’un comité de sélection qui révèle ou fait connaître, sans y être dûment autorisé, un renseignement de nature confidentielle qui lui est transmis ou dont il a eu connaissance dans le cadre de ses fonctions au sein du comité commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $.

En cas de récidive, les amendes minimales et maximales sont doublées.