Gestion contractuelle

Les municipalités procèdent régulièrement à l’acquisition de biens et de services afin de répondre aux divers besoins des citoyens. Ces acquisitions font généralement l’objet d’un contrat conclu entre un ou plusieurs organismes municipaux et la ou les parties disposées à fournir des biens ou des services touchant aux assurances, à l’exécution de travaux, à l’approvisionnement et à la fourniture de services.

L’octroi de contrats est un exercice important et stratégique qui nécessite une gestion saine et rigoureuse de la part des municipalités. Les municipalités ont des obligations et des responsabilités qui découlent de dispositions législatives et réglementaires visant à encadrer l’octroi des contrats ainsi qu’à assurer la transparence des processus et une reddition de comptes auprès des citoyens. Ces dispositions sont résumées dans le document Régime général concernant la passation des contrats municipaux Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (155 Ko) et sont schématisées dans le document Schéma portant sur la passation d’un contrat municipal de 101 100 $ ou plus en approvisionnement, exécution de travaux et fourniture de services et mode d’adjudication avec critères de qualité : grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation.(à venir)

Les organisations visées par le cadre légal en matière d’adjudication de contrats sont les :

  • municipalités locales et régionales de comté (ne sont pas concernés : les villages nordiques, les villages cris, le village naskapi et l’Administration régionale Kativik, qui disposent de leurs propres règles d’adjudication de contrats; ainsi que les paroisses de Saint-Louis-de-Gonzague-du-Cap-Tourmente, de Saint-Benoît-du-Lac et de Notre-Dame-des-Anges);
  • régies intermunicipales;
  • communautés métropolitaines;
  • sociétés de transport en commun;
  • autres organismes pour lesquels la loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d’adjudication des contrats municipaux.

Depuis le 1er janvier 2018, doivent également se soumettre aux règles contractuelles des municipalités, tout organisme comportant l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes :

  • Il est un organisme que la loi déclare mandataire ou agent d’une municipalité;
  • Son conseil d’administration doit, en vertu des règles qui lui sont applicables, être composé majoritairement de membres d’un conseil d’une municipalité ou de membres nommés par une municipalité;
  • Son budget est adopté ou approuvé par une municipalité;
  • Son financement est assuré, pour plus de la moitié, par des fonds provenant d’une municipalité et ses revenus annuels sont égaux ou supérieurs à 1 000 000 $;
  • Il est désigné par le ministre comme organisme assujetti.

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Les types de contrats

Les organismes municipaux peuvent conclure des contrats de construction, d’approvisionnement et de services avec des fournisseurs.

Le contrat de construction

On entend par contrat de construction un contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d’excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d’équipement et de machinerie si ceux ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l’installation et la réparation des équipements fixes d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil.

Le contrat d’approvisionnement

Les contrats d’approvisionnement sont définis par tout contrat pour l’achat ou la location de biens meubles, dans lequel des frais peuvent être inclus pour l’installation, le fonctionnement et l’entretien des biens, de même que par tout contrat de location d’équipement assorti d’une option d’achat.

Le contrat de services

On entend par contrat de services un contrat pour la fourniture de services dans lequel des pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture peuvent être inclus.

Le contrat de services professionnels à exercice exclusif

Les contrats de services professionnels à exercice exclusif sont ceux qui, en vertu d’une loi ou d’un règlement, ne peuvent être rendus que par un médecin, un infirmier, un dentiste, un pharmacien, un médecin vétérinaire, un ingénieur, un arpenteur-géomètre, un architecte, un comptable agréé, un avocat ou un notaire.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Règlement sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre ainsi que la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (précédemment connue sous le nom projet de loi no 155), sanctionnée le 19 avril 2018, qui apporte plusieurs modifications aux règles particulières pour ces contrats.

Les accords de libéralisation des marchés publics

Les accords de libéralisation des marchés conclus par le Québec ont pour objet d’ouvrir, à partir de certains seuils et sur une base réciproque, les marchés publics à l’ensemble des entreprises d’une province ou d’un pays signataire. Les organismes municipaux sont visés par quatre accords de libéralisation des marchés publics présentement en vigueur, soit :

Il importe de mentionner que le cadre légal des organismes municipaux est conforme aux textes de ces quatre accords. Le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre comprend une section qui regroupe toute l'information à ce sujet.

Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario

L’Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario (ACCQO) est entré en vigueur le 1er octobre 2009. Le 11 septembre 2015, les gouvernements du Québec et de l'Ontario ont signé le protocole modifiant le chapitre sur les marchés publics de l'ACCQO afin d’en harmoniser le contenu avec le nouvel accord de libre-échange canadien. Le chapitre modifié est entré en vigueur le 1er septembre 2016 pour les organismes municipaux.

À son annexe 9.1, l’ACCQO établit les valeurs des seuils pour les marchés couverts à 100 000 $ ou plus pour les contrats de produits, de services ou de construction. L’ACCQO prévoit que ce seuil soit indexé tous les deux ans pour s’adapter à l’inflation, et ce, à partir du 1er janvier 2018. Pour les années 2018 et 2019, le seuil indexé est de 101 100 $.

Le nouveau chapitre sur les marchés publics de l’ACCQO prévoit également les changements suivants apportés par la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec (précédemment connue sous le nom projet de loi no 155) :

  • L’estimation de la valeur du marché doit inclure la valeur totale des options au contrat;
  • Les organismes municipaux doivent prescrire toute spécification technique en termes de performance ou d’exigences fonctionnelles plutôt qu’en termes de conception ou de caractéristiques descriptives. Si cela n’est pas possible, ils doivent considérer conforme toute équivalence à ces prescriptions;
  • Les services rendus par un architecte ou un ingénieur ne sont plus exclus de l’application de l’ACCQO. Par conséquent, les organismes municipaux ne peuvent pas limiter les appels d’offres publics pour ces services aux fournisseurs ayant un établissement au Québec.

Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau- Brunswick

Signé le 3 octobre 2008, l’Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick (AQNB) s’applique aux organismes municipaux depuis le 30 juin 2009. À l’article 1.2, il est prévu que l’AQNB s’applique aux marchés de construction d’une valeur se situant entre 100 000 $ et 250 000 $.

Accord de libre-échange canadien

Depuis le 1er juillet 2017, l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) est venu remplacer l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) qui était en vigueur depuis 1995. Son chapitre 5 sur les marchés publics vise l’ensemble de l’administration municipale canadienne.

L’ALEC établit, à son article 504, les valeurs des seuils pour les marchés couverts à 100 000 $ ou plus pour les contrats de produits ou de services et à 250 000 $ ou plus pour les contrats de construction. L’ALEC prévoit que ces seuils soient indexés tous les deux ans pour s’adapter à l’inflation, et ce, à partir du 1er janvier 2018. Pour les années 2018 et 2019, les seuils indexés sont de 101 100 $ pour les contrats de produits ou de services et de 252 700 $ pour les contrats de construction.

En outre, l’ALEC apporte les changements suivants qui ont fait l’objet de modifications législatives dans la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec (précédemment connue sous le nom projet de loi no 155) :

  • Tout comme l’ACCQO, l’ALEC prévoit l’estimation de la valeur des options à un contrat de même que la prescription de spécifications techniques en termes de performance ou d’exigences fonctionnelles et n’exclut pas de son application les services rendus par un architecte ou un ingénieur;
  • Les services rendus par un arpenteur-géomètre, un comptable agréé et un médecin vétérinaire ne font pas l’objet d’une exception dans l’ALEC. Par conséquent, les organismes municipaux ne peuvent pas limiter les appels d’offres publics aux fournisseurs ayant un établissement au Québec, ou encore, conclure des contrats de gré à gré pour les services de médecin vétérinaire;
  • Les contrats pour la fourniture de logiciels destinés à des fins éducatives ne sont pas exclus de l’application de l’ALEC. La conclusion de contrat de gré à gré pour ce type de contrat n’est donc pas possible.

Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne

L’Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l’Union européenne est entré en vigueur le 21 septembre 2017. Le chapitre 19 de l’AECG sur les marchés publics vise notamment les municipalités et les organismes municipaux.

L’annexe 19-2 de l’AECG établit les valeurs des seuils pour les marchés couverts à 200 000 droits de tirage spéciaux (DTS) ou plus pour les contrats de produits ou de services et à 5 000 000 DTS ou plus pour les contrats de construction. Les DTS sont une unité monétaire internationale constituée d’un panier de plusieurs devises. Il est prévu que les valeurs de seuils soient ajustées tous les deux ans pour s’adapter au taux de change, et ce, à partir du 1er janvier 2018. Pour les années 2018 et 2019, les seuils ajustés sont, en dollars canadiens, de 365 700 $ pour les contrats de produits et de services et de 9 100 000 $ pour les contrats de construction.

Par ailleurs, l’AECG prévoit les changements suivants pour lesquels des modifications législatives ont été apportées par la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec (précédemment connue sous le nom projet de loi no 155) :

  • À l’instar de l’ACCQO et de l’ALEC, l’AECG prévoit l’estimation de la valeur des options à un contrat ainsi que la prescription de spécifications techniques en termes de performance ou d’exigences fonctionnelles et n’exclut pas de son application les services rendus par un architecte ou un ingénieur. Tout comme l’ALEC, l’AECG ne prévoit pas d’exception pour la fourniture de logiciels destinés à des fins éducatives;
  • Contrairement à l’ACCQO et à l’ALEC, l’AECG ne prévoit pas d’exclusion pour les contrats conclus avec des organismes à but non lucratif (OBNL). Par conséquent, les organismes municipaux ne peuvent pas conclure, à partir du seuil de 365 700 $, de contrats de gré à gré avec des OBNL en approvisionnement et pour les contrats de services couverts par l’AECG. L’ensemble des services couverts par cet accord se trouvent à son annexe 19-5 Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre;
  • L’AECG établit des délais minimaux de réception des soumissions de 30 jours dans les cas où la demande de soumissions et la documentation afférente sont disponibles par voie électronique. Ainsi, les organismes municipaux sont soumis à des délais minimaux de 30 jours pour la réception des soumissions pour les contrats visés par l’AECG. Voir la section suivante pour plus de détails.

Fixation du seuil d’appel d’offres public, des plafonds permettant de limiter le territoire de provenance des soumissions et des délais minimaux de réception des soumissions

La Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec (précédemment connue sous le nom projet de loi n155) prévoit la fixation par règlement ministériel du seuil d’appel d’offres public et des plafonds de la dépense permettant de limiter le territoire de provenance des soumissions. Comme les délais minimaux de réception des soumissions divergeront en fonction de l’ajustement apporté aux seuils, il est également prévu que ceux-ci soient fixés par règlement ministériel.

Les trois tableaux suivants illustrent la discrimination territoriale possible ainsi que les délais minimaux de réception des soumissions en fonction de la dépense et du type de contrat tels qui est prévu, entre autres, à l’article 272 de la Loi. Selon cet article, le seuil d’appel d’offres public est de 101 100 $.

Discrimination territoriale et délais minimaux de réception des soumissions pour les contrats de construction

Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs du Québec, du Nouveau-Brunswick ou de l’Ontario
(ACCQO et AQNB)
Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs du Canada
(ACCQO, AQNB et ALEC)
Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs du Canada ou de l’Union européenne
(ACCQO, AQNB, ALEC et AECG)
De 101 100 $
à 252 699 $
De 252 700 $
et 9 099 999 $
À partir de 9 100 000 $
15 jours15 jours30 jours

Discrimination territoriale et délais minimaux de réception des soumissions pour les contrats d’approvisionnement

Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs canadiens
(ACCQO et ALEC)
Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs canadiens et européens
(ACCQO, ALEC et AECG)
De 101 100 $ à 365 699 $À partir de 365 700 $
15 jours30 jours

Discrimination territoriale et délais minimaux de réception des soumissions pour les contrats de services

Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs canadiens
(ACCQO et ALEC)
Possibilité de considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs canadiens et européens
(ACCQO, ALEC et AECG)
De 101 100 $ à 365 699 $À partir de 365 700 $
15 jours30 jours pour les services visés
par l’AECG (voir note 1)

Les modes de sollicitation

Les organismes municipaux peuvent conclure des contrats selon les trois principaux modes de sollicitation possibles : le contrat conclu de gré à gré; le contrat conclu à la suite d’un appel d’offres sur invitation auprès d’au moins deux fournisseurs; ou le contrat conclu à la suite d’un appel d’offres public. Pour déterminer le mode de sollicitation à utiliser, l’organisme municipal tient compte de l’estimation de la dépense du contrat qu’il désire octroyer ainsi que des dispositions législatives et règlementaires à cet égard.

Il est à noter qu’un organisme municipal ne peut diviser un contrat en plusieurs contrats en semblable matière, sauf si cette division est justifiée par des motifs de saine administration ou si un contrat est nécessaire dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles.

Contrats dont la dépense est inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public

Les organismes municipaux peuvent prévoir les règles de passation des contrats qui comportent une dépense supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public dans un règlement sur la gestion contractuelle (RGC) précisant pour quelles catégories de contrats ces règles s’appliqueront.

Les organismes municipaux qui n’ont pas adopté de mesures de passation dans leur RGC doivent accorder leurs contrats qu’après une demande de soumissions par voie d’invitation écrite auprès d’au moins deux fournisseurs si la dépense est de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public. Dans ce cas, le délai pour la réception des soumissions ne doit pas être inférieur à 8 jours.

Le règlement sur la gestion contractuelle

Les politiques de gestion contractuelle des organismes municipaux se sont transposées en RGC, le 1er janvier 2018, en vertu de l’article 278 de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre. En plus de pouvoir établir les règles de passation de contrats, le RGC doit prévoir :

  • des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
  • des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
  • des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
  • des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
  • des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
  • des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat;
  • des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants, à l’égard des contrats qui comportent une dépense supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public et qui peuvent être passés de gré à gré en vertu des règles adoptées dans le RGC.

Au moins une fois par an, l’organisme devra déposer au conseil municipal un rapport concernant l’application du RGC.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter les documents suivants :

Contrats dont la dépense est supérieure au seuil obligeant l’appel d’offres

Les organismes municipaux doivent passer par une demande de soumissions publique afin d’octroyer un contrat dont la dépense est supérieure au seuil obligeant l’appel d’offres public. Ils devront alors respecter des délais minimaux de réception des soumissions de 15 jours ou de 30 jours et ouvrir les demandes de soumissions à certains territoires, selon ce qui est prévu dans le règlement ministériel fixant les valeurs de seuils et les délais minimaux de réception des soumissions.

Il existe quelques exceptions à la procédure d’appel d’offres public, notamment pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif. En effet, les organismes municipaux peuvent accorder des contrats :

  • de gré à gré pour les professions suivantes : médecin, dentiste, pharmacien et infirmier;
  • sur invitation écrite auprès d’au moins trois fournisseurs pour les professions suivantes : avocat et notaire.

Le document intitulé Régime général concernant la passation des contrats municipaux Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (155 Ko) énonce les exceptions prévues par la loi et par le Règlement sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels, applicable à la passation de contrats par les organismes municipaux.

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Les modes d’adjudication

Dans l’adjudication de ses contrats, un organisme municipal peut décider de recourir au mode du plus bas soumissionnaire conforme, au mode d’adjudication à l’aide de deux enveloppes, ou encore, à la grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussion et négociation) pour tout contrat sollicité par appel d’offres public ou par voie d’invitation écrite.

Seuls les contrats de services professionnels de 25 000 $ ou plus ne peuvent être octroyés à l’aide du mode du plus bas soumissionnaire conforme sauf si l’organisme municipal prévoit, dans son règlement sur la gestion contractuelle, des règles particulières pour l’adjudication de contrats dont la dépense est supérieure à 25 000 $, mais inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public.

Le plus bas soumissionnaire conforme

Lorsque l’organisme municipal choisit la règle du plus bas soumissionnaire, le conseil municipal ne peut, sans l’autorisation préalable de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation, accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui ayant fait, dans le délai fixé, la soumission la plus basse, sauf pour satisfaire aux conditions d’octroi d’une subvention gouvernementale. La soumission doit alors respecter les exigences contenues dans les documents d’appel d’offres.

Les soumissions doivent être ouvertes publiquement en présence d’au moins deux témoins, à la date, à l’heure et au lieu mentionnés dans la demande de soumissions. C’est également le cas pour les modes d’adjudication suivants.

Le mode d’adjudication à l’aide des deux enveloppes

Le mode d’adjudication à l’aide des deux enveloppes se base sur un rapport entre la qualité et le prix. Il consiste, lors d’une première étape, à évaluer la qualité de chacune des soumissions conformes en fonction de critères établis par l’entremise d’un comité de sélection formé d’au moins trois membres, autres que des élus municipaux, et, lors d’une deuxième étape, à considérer le prix soumis à l’aide de la formule mathématique déterminée dans la loi. À l’aide d’un facteur variant entre 0 et 50, la formule permet d’accorder plus ou moins d’importance au prix ou à la qualité : un facteur se rapprochant de 0 favorisera la qualité et un facteur se rapprochant de 50 favorisera le prix. Ainsi, lorsqu’un organisme municipal choisit le mode d’adjudication à l’aide des deux enveloppes, il se peut que le prix de la soumission retenue ne soit pas le plus bas, mais cette soumission devrait généralement être d’une qualité supérieure aux autres.

L’organisme municipal doit prévoir un minimum de quatre critères d’évaluation dont le nombre maximal de points qui peut être attribué eu égard à chacun des critères ne peut être supérieur à 30 sur un total de 100 points pour l’ensemble des critères. Il peut également fixer un ou des critères « éliminatoires » parmi les critères de qualité et exiger à cet égard une note de passage minimale en-deçà de laquelle la soumission se verra éliminée.

L’organisme municipal doit sélectionner la soumission conforme ayant obtenu le meilleur pointage final. Il pourra néanmoins retenir, dans les rares cas où deux soumissions obtiendraient la même note finale, la soumission de son choix. Pour cela, il devra fixer à l’avance le critère déterminant advenant une telle situation, soit le prix ou la qualité.

À l’instar du mode d’adjudication comprenant une grille de pondération incluant le prix, les critères et les exigences d’évaluation des offres ainsi que les méthodes de pondération et d’évaluation fondées sur ces critères doivent être mentionnés dans la demande de soumissions. L’organisme municipal devra également y préciser que la soumission devra être transmise dans deux enveloppes distinctes, soit l’une incluant tous les documents et l’autre contenant le prix.

La grille de pondération incluant le prix

Le recours à la grille de pondération incluant le prix permet l’évaluation des offres en fonction d’un nombre de points basé, outre le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, des services et des travaux, sur les modalités de livraison, sur les services d’entretien, sur l’expérience et la capacité financière requises de l’assureur, du fournisseur ou de l’entrepreneur ou sur tout autre critère directement relié au marché. Contrairement au mode à deux enveloppes, l’évaluation des critères de qualité est considérée en simultanée avec la pondération du prix soumis.

À la fin du processus, l’organisme municipal doit accorder le contrat au soumissionnaire conforme dont la soumission a obtenu le meilleur pointage.

La grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation

Un organisme municipal qui choisit d’utiliser la grille de pondération incluant le prix peut également prévoir une discussion avec les soumissionnaires conformes et une négociation avec le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage, toutes deux menées sous l’égide d’un responsable des discussions et de la négociation.

En plus des dispositions applicables au mode d’octroi d’un contrat à l’aide de la grille de pondération incluant le prix, la municipalité devra prendre connaissance, avant de recourir à la grille de pondération avec discussion et négociation, des règles complémentaires applicables à ce mode, notamment la nomination d’un responsable des discussions et de la négociation ainsi que la rédaction de deux rapports, et bien évaluer la pertinence de leur utilisation en regard de son projet.

Un seul soumissionnaire conforme

Lorsque, suivant une demande de soumissions, l’organisme municipal n’a reçu qu’une seule soumission conforme, elle peut entreprendre des discussions avec le soumissionnaire dans le but de conclure un contrat à un prix moindre. Cela ne peut se faire que lorsque le prix accuse un écart important avec l’estimation prévue par l’organisme. Cette modification ne doit toutefois pas avoir pour effet de modifier les autres obligations au contrat.

Rejet de l’ensemble des soumissions et retour en appel d’offres

Les organismes municipaux peuvent à tout moment, pour des motifs valables et raisonnables, notamment en raison du prix trop élevé des soumissions, décider de ne pas octroyer un contrat, et ce, même s’ils ont procédé à une demande de soumissions. Elles peuvent alors choisir de retourner en appel d’offres pour obtenir de nouvelles soumissions.

Les règles de transparence en gestion contractuelle

Estimation du prix du contrat

La loi prévoit une obligation pour l'organisme municipal d'établir une estimation du prix de tout contrat qui comporte une dépense de 100 000 $ ou plus. Celle-ci doit inclure toutes les options de renouvellement de même que toutes celles permettant la fourniture supplémentaire des mêmes biens ou des mêmes services.

Cette obligation doit être accomplie avant l'ouverture des soumissions, le cas échéant, et la conclusion du contrat.

Spécifications techniques

Lorsqu’un organisme municipal exige certaines spécifications techniques, il doit les décrire en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles plutôt qu’en termes de caractéristiques descriptives.

S’il n’existe aucun autre moyen suffisamment précis ou compréhensible pour décrire les conditions du marché, l’organisme municipal doit considérer conforme toute équivalence à des caractéristiques descriptives en utilisant notamment des termes tels que « ou l’équivalent » dans la documentation relative à l’appel d’offres. Pour ce faire, il peut y préciser comment sera évaluée cette équivalence.

Publication sur Internet de la liste des contrats comportant une dépense de plus de 25 000 $

Tout organisme municipal doit publier et tenir à jour une liste des contrats qu'il conclut et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre les renseignements suivants :

  • l'objet du contrat;
  • le mode de passation du contrat (depuis le 1er janvier 2018);
  • le prix du contrat prévu dans l'estimation établie par l'organisme municipal (contrat de 100 000 $ ou plus);
  • le nom de la personne à qui le contrat a été accordé;
  • le prix du contrat au moment de son attribution et s'il s'agit d'un contrat avec option de renouvellement; le montant total de la dépense prévue, compte tenu de l'ensemble des options de renouvellement du contrat;
  • le montant total de la dépense effectivement faite. 

Dans le cas de contrats attribués à la suite d'une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :

  • les noms des soumissionnaires;
  • les montants des soumissions;
  • l'identification des soumissions plus basses que celles retenues qui ont été jugées non conformes. 

Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi ou du règlement en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

L’organisme municipal doit publier la liste sur le système électronique d’appel d’offres Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (SEAO) approuvé par le gouvernement du Québec. Il doit aussi publier une mention sur son propre site Internet concernant la publication de la liste sur le SEAO, accompagnée d’un hyperlien permettant d’accéder à celle-ci. Les organismes municipaux qui ne possèdent pas de site devront le faire, selon le cas, sur le site de leur MRC; ou sur un autre site dont ils devront faire connaître l’adresse par un avis public, au moins une fois par année.

Les renseignements contenus dans cette liste à l'égard de chaque contrat doivent demeurer publiés pour une durée minimale de trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite pour l'exécution du contrat.

Liste des contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ dont la dépense totale dépasse 25 000 $ avec un même cocontractant

Au plus tard le 31 janvier de chaque année, les organismes municipaux doivent publier sur leur site Internet ou sur celui de leur MRC, pour l’exercice financier précédent, la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ passés avec un même cocontractant lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $.

La liste doit indiquer, pour chaque contrat :

  • le nom de chaque cocontractant;
  • le montant de la dépense;
  • l’objet du contrat. 

Non-divulgation du nombre et de l’identité des requérants

La loi prévoit une interdiction, pour un membre du conseil ou pour un employé de l'organisme municipal, de divulguer, avant l'ouverture des soumissions, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission. Cette interdiction s’applique également à l’égard de tous ceux qui ont demandé : une copie de la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié; ou, le cas échéant, jusqu’au dépôt du rapport du secrétaire du comité de sélection et du rapport de la personne responsable des discussions et négociation.

L’interdiction de divulguer un renseignement s’applique également à l'exploitant du SEAO et à ses employés, à moins d'une autorisation de ce dernier à cet effet. En fait, après l'obtention des documents d'appel d'offres par un soumissionnaire potentiel, la préparation d'une soumission peut nécessiter que ce dernier obtienne des propositions de sous-traitants et de fournisseurs. Il peut à cette fin communiquer privément avec ses partenaires d'affaires habituels. Il peut également recourir à d'autres moyens pour divulguer son identité et ainsi rendre public son intérêt à recevoir des propositions afin d'en recevoir un plus grand nombre, notamment en autorisant le SEAO à divulguer son identité.

Un membre du conseil qui, sciemment, ne respecte pas l'interdiction de divulgation pourra être tenu personnellement responsable envers l’organisme municipal de toute perte ou préjudice subi par celui-ci et déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, notamment la fonction de membre du conseil de toute municipalité. La responsabilité prévue précédemment s'applique également à un employé de l’organisme municipal et à toute personne qui, sciemment, est partie à l'acte illégal.

Non-divulgation de l’identité des membres de comités de sélection

Les membres du conseil ou les employés de l’organisme municipal ne peuvent divulguer de renseignement permettant d’identifier une personne comme étant membre d’un comité de sélection, à l’exception d’un comité de sélection formé pour déterminer le lauréat d’un concours.

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L’évaluation de rendement

Une demande de soumissions peut prévoir qu’un organisme municipal se réserve la possibilité de refuser toute soumission d’un entrepreneur ou d’un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant.

Un organisme municipal ne peut utiliser une évaluation de rendement insatisfaisant que si cette évaluation remplit les conditions suivantes :

  • Elle est liée à l’exécution d’un contrat attribué par l’organisme municipal ou par l’organisme responsable de l’exécution d’une entente à laquelle est partie l’organisme municipal et qui a été conclue en vertu des lois municipales;
  • Elle a été réalisée par la personne désignée à cette fin par le conseil de la municipalité ou par l’organisme;
  • Elle est consignée dans un rapport dont une copie a été transmise à l’entrepreneur ou au fournisseur, et ce, au plus tard le soixantième jour suivant la fin du contrat qui en fait l’objet;
  • Un délai d’au moins 30 jours après la réception de la copie du rapport visé ci-dessus a été accordé à l’entrepreneur ou au fournisseur afin qu’il puisse transmettre, par écrit, tout commentaire sur ce rapport à l’organisme municipal;
  • Après examen des commentaires transmis, le cas échéant, l’évaluation est devenue définitive en étant approuvée par le conseil de la municipalité ou par l’organisme, au plus tard le soixantième jour suivant la réception de ces commentaires ou, en l’absence de commentaires, suivant le jour de l’expiration du délai prévu à cette fin. Une copie certifiée conforme de l’évaluation approuvée est transmise à l’entrepreneur ou au fournisseur. 

Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation a élaboré le Guide pour procéder à l’évaluation de rendement Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (363 Ko) à l’intention des organismes municipaux. Le document suggère et propose des éléments pouvant être utilisés par ces derniers pour réaliser une évaluation de rendement insatisfaisant ou satisfaisant, s’il y a lieu.

L’attestation fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec

Les organismes municipaux doivent exiger d’un entrepreneur intéressé à conclure un contrat de construction comportant une dépense de 25 000 $ ou plus une attestation de conformité fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec.

L’attestation est délivrée à tout entrepreneur qui, à la date indiquée, a fourni les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit de l’Agence du revenu du Québec.

Pour être valable, l’attestation de l’entrepreneur ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces dates et heures ou, s’il s’agit d’un contrat de gré à gré, plus de 90 jours avant celui de la conclusion du contrat.

Toutefois, l’entrepreneur qui n’a pas, au Québec, d’établissement où il exerce ses activités de façon permanente n’a pas l’obligation de détenir cette attestation. Il en est de même pour un entrepreneur lorsqu’un contrat ou un sous-contrat de construction doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

À défaut de respecter certaines obligations relatives à l’attestation, l’entrepreneur ou le sous-entrepreneur commet une infraction et est passible d’une amende. De plus, le cumul d’infractions sur une période déterminée empêchera l’entrepreneur d’obtenir des contrats publics pour une durée fixe. C’est le ministre du Revenu qui est chargé de l’application et de l’exécution des dispositions relatives aux infractions.

Le rôle de l’Autorité des marchés financiers

Responsabilité des entreprises assujetties à la Loi sur les contrats des organismes publics

Une entreprise qui souhaite conclure un contrat ou un sous-contrat public municipal de plus de 1 M$ pour les contrats de services ou de plus de 5 M$ pour les contrats de construction doit effectuer une demande auprès de l’Autorité des marchés financiers (AMF) afin d’obtenir une autorisation à cette fin. Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise le composant doit, à cette date, être individuellement autorisée. Cette autorisation est valide pour trois ans.

En outre, la Loi sur les contrats des organismes publics mentionne que l’entreprise qui répond à un appel d’offres en vue de la conclusion d’un contrat public ou d’un sous-contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission sauf si l’appel d’offres prévoit une date différente, mais antérieure à la date de la conclusion du contrat. Une autorisation doit être maintenue pendant toute l’exécution du contrat ou du sous-contrat public. Les conditions d’intégrité doivent d’ailleurs être respectées pour toute la durée de la période de validité de l’autorisation et une demande de renouvellement devra être formulée par l’entreprise avant le terme de ces trois ans.

Responsabilité de l'organisme municipal

Avant le lancement de l’appel d’offres, l'organisme municipal doit indiquer dans ses documents d’appel d’offres s’il s’agit d’un contrat qui doit faire l’objet d’une autorisation de l’AMF (selon la loi ou les décrets). Selon le cas, il faut prévoir un délai suffisant pour permettre aux entreprises d’obtenir leur autorisation avant la conclusion du contrat.

Avant la conclusion du contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que l’entreprise est inscrite au Registre des entreprises autorisées Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (REA) ou, s’il s’agit d’un contrat qui n’est pas encore visé par l’autorisation, que l’entreprise n’est pas inscrite au Registre des entreprises non admissibles Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre ni ne fait l’objet d’une licence restreinte au sens de la Loi sur le bâtiment.

Certaines clauses devraient être ajoutées aux documents d’appels d’offres ainsi qu’aux contrats. Le document intitulé Clauses contractuelles pouvant être ajoutées aux documents d’appel d’offres et aux contrats Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (105 Ko) présente des exemples de clauses pouvant être utilisées.

Cas particuliers

Un contractant ou un sous-contractant qui exécute un contrat ou un sous-contrat public et qui n’a pas d’autorisation parce que celle-ci est expirée, ou parce que l’AMF la lui a révoquée ou a refusé de la lui renouveler, est réputé en défaut d’exécuter ce contrat ou ce sous-contrat au terme d’un délai de 60 jours suivant la date d’expiration ou la date de notification de la décision de l’AMF.

Au moins 90 jours avant l’expiration de cette autorisation, l’entreprise doit faire une demande de renouvellement à l’AMF afin de demeurer autorisée. Si la demande est présentée pendant ce délai, l’autorisation demeure valide, sous réserve d’une révocation, jusqu’à ce que l’AMF statue sur cette demande.

L’entreprise qui n’est plus autorisée en raison du seul fait qu’elle n’a pas fait sa demande de renouvellement dans le délai requis peut, malgré la date d’expiration de l’autorisation, continuer les contrats publics ou les sous-contrats publics en cours d’exécution jusqu’à la décision de l’AMF relative au renouvellement de l’autorisation.

Le registre des entreprises non admissibles (RENA)

Avant de conclure un contrat

Tous les contractants déclarés coupables, en vertu d’un jugement définitif, de l’une ou l’autre des infractions qui sont déterminées par le Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre deviennent inadmissibles aux contrats municipaux. Ils le sont pour une durée de cinq ans à compter du moment où cette déclaration de culpabilité a été consignée au RENA. Cette situation s’applique également aux personnes liées à ces entreprises.

Un contractant inadmissible aux contrats municipaux ne peut présenter une soumission pour la conclusion d’un contrat municipal, conclure un tel contrat, ni conclure un sous-contrat rattaché directement à un tel contrat, et ce, pour une durée de cinq ans.

Il est prévu que le président du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) informe par écrit sans délai le contractant de son inscription au registre, des motifs de son inscription et de sa période d’inadmissibilité aux contrats publics. Le président du SCT fixe ensuite un délai au contractant qui doit alors lui transmettre, par écrit, le nom de chaque organisme municipal avec lequel un contrat est en cours d’exécution.

En cours d’exécution de contrats

Une entreprise qui devient inadmissible aux contrats publics est, sous réserve d’une permission du ministre, réputée en défaut d’exécuter un contrat public en cours au terme d’un délai de 60 jours suivant la date de son inadmissibilité. Toutefois, cette entreprise n’est pas réputée en défaut d’exécution lorsqu’il s’agit d’honorer les garanties à ce contrat.

Responsabilité du contractant

Un contractant qui a conclu un contrat avec un organisme municipal doit, avant de conclure tout sous-contrat requis pour son exécution, s’assurer qu’aucun de ses sous-traitants n’est inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Responsabilité de l’organisme municipal

Avant de conclure un contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que chaque soumissionnaire ou que l’attributaire n’est pas inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. Le registre est accessible sur le site Web du RENA Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Dans le cas d’une entreprise, les renseignements figurant au registre seront :

  • le nom de l’entreprise;
  • l’adresse de son principal établissement;
  • le numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le cas échéant;
  • selon le cas, l’infraction ou les infractions pour lesquelles l’entreprise a été déclarée coupable ou l’infraction, ou les infractions, pour laquelle une déclaration de culpabilité touchant une personne liée a entraîné son inscription au registre et, dans ce dernier cas, le nom de la personne liée et la municipalité sur le territoire de laquelle elle réside;
  • la date où prendra fin son inadmissibilité aux contrats publics;
  • tout autre renseignement déterminé par règlement du gouvernement

Demande d’autorisation afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat à une entreprise inadmissible aux contrats publics

Autorisation pour poursuivre un contrat en cours

S’il en va de l’intérêt public, un organisme municipal peut demander l’autorisation du ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire de poursuivre l’exécution d’un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA dans les 30 jours suivant la notification par l’Autorité. L’autorisation pourra être assortie de conditions, notamment en exigeant que le contractant soit soumis, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, en vertu du Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement.

Si tel est le cas, les mesures de surveillance et d’accompagnement seront exécutées par une personne choisie par l’organisme à partir d’une liste de personnes accréditées par le SCT. L’objectif est de mettre en application les mesures de surveillance et d’accompagnement déterminées par le ministre selon les conditions et les modalités convenues entre la personne accréditée et le contractant inadmissible.

Toutefois, s’il s’agit d’un cas où l’article 65.2.1 de la Loi sur le bâtiment Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre s’applique, c’est-à-dire si le contractant se voit délivrer en cours d’exécution du contrat une licence restreinte, la demande d’autorisation devra être faite à la Régie du bâtiment dans les 20 jours suivant l’inadmissibilité. Cette dernière pourra également, en vertu de cet article, assortir son autorisation de mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, aux frais du titulaire de la licence restreinte. Cette situation s’applique également aux contrats de sous-traitance.

Autorisation pour conclure un nouveau contrat

Dans des circonstances exceptionnelles, le ministre peut permettre à un organisme municipal de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics, ou encore, permettre la conclusion d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat municipal, avec une telle entreprise.

Dans ce cas, il n’y a pas de délai à respecter. Le ministre doit, préalablement, autoriser la conclusion d’un tel contrat ou d’un tel sous-contrat.

Exception prévue en situation d’urgence

En situation d’urgence et lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, l’organisme municipal peut, sans l’autorisation du ministre, procéder à la conclusion d’un contrat avec un contractant inadmissible aux contrats publics ou permettre à un contractant de conclure un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non autorisée.

Le ministre devra être informé, par lettre, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un tel contrat ou sous-contrat. La lettre doit obligatoirement spécifier le nom de l’entreprise avec qui le contrat ou sous-contrat est conclu puisque le ministre doit rendre cette information publique, sur un site Internet et par la Gazette officielle du Québec.

Formulaires pour dérogation

Pour tout organisme municipal désirant formuler une demande auprès du ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être.

Le formulaire Demande d’autorisation pour poursuivre un contrat en cours d’exécution avec une entreprise inscrite au RENA Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (277 Ko) s’applique à la poursuite d’un contrat déjà existant tandis que le formulaire Demande d’autorisation pour signer un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou un nouveau contrat ou un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non-inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (263 Ko) concerne une demande d’attribution d’un nouveau contrat. Dans les deux cas, l’organisme municipal doit s’assurer de fournir, en plus du formulaire approprié, tous les documents requis qui y sont décrits.

Les formulaires et les documents liés doivent être ensuite déposés sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Commissaire à la lutte contre la corruption

En vertu de la Loi concernant la lutte contre la corruption Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre, le Commissaire à la lutte contre la corruption a notamment comme fonction de recevoir, de consigner et d’examiner les dénonciations d’actes répréhensibles, afin de leur donner les suites appropriées. Un « acte répréhensible » peut être :

  • 1° une contravention à une disposition d’une loi fédérale ou du Québec ou à un règlement pris en application d’une telle loi, si cette contravention implique de la corruption, de l’abus de confiance, de la malversation, de la collusion, de la fraude ou du trafic d’influence dans, entre autres, l’adjudication, l’obtention ou l’exécution des contrats octroyés dans l’exercice des fonctions d’un organisme ou d’une personne du secteur public, ainsi que dans l’administration de la justice et l’octroi de droits ou de privilèges, telle une autorisation, une nomination ou une subvention, par un organisme ou une personne du secteur public;
    • 1.1° une contravention aux dispositions des articles 21.12 à 21.14 et 27.5 à 27.11 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1);
  • 2° un usage abusif des fonds ou des biens publics ou un cas grave de mauvaise gestion en matière contractuelle dans le secteur public;
  • 3° le fait d’ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible prévu aux paragraphes 1°, 1.1° et 2°. 

Procédure de dénonciation

Toute personne qui souhaite faire une dénonciation communique au commissaire tout renseignement qui, selon elle, peut démontrer qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, ou qu’on lui a demandé de commettre un tel acte.

La personne qui effectue la dénonciation peut le faire malgré, notamment, toute obligation de loyauté ou de confidentialité pouvant la lier à son employeur ou à son client. La Loi n’a toutefois pas pour effet d’autoriser la personne qui effectue la dénonciation à communiquer au commissaire des renseignements protégés par le secret professionnel liant l’avocat ou le notaire à son client.

Par ailleurs, le commissaire doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que l’anonymat de la personne qui a effectué une dénonciation soit préservé dans la mesure du possible. Il est également interdit d’exercer une quelconque mesure de représailles (rétrogradation, suspension, congédiement, déplacement ou toute autre mesure disciplinaire) contre une personne qui fait une dénonciation.

Pour tout renseignement supplémentaire sur la procédure de dénonciation, veuillez consulter le site Web de l’Unité permanente anticorruption Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (UPAC).


Note 1

Lorsque la dépense d’un contrat visant des services non compris dans la liste de services suivante (correspondant aux services couverts par l’AECG) est égale ou supérieure à 365 700 $, les organismes municipaux peuvent considérer seulement les soumissions provenant d’entrepreneurs ou de fournisseurs canadiens et doivent respecter des délais minimaux de réception des soumissions de 15 jours :

  1. les services de messagerie et de courrier, y compris le courrier électronique ;
  2. les services de télécopie;
  3. les services immobiliers;
  4. les services informatiques, y compris ceux de consultation en matière d’achat ou d’installation de logiciels ou de matériel informatique et ceux de traitement de données;
  5. les services d’entretien ou de réparation d’équipement ou de matériel bureautique;
  6. les services de consultation en gestion, sauf les services d’arbitrage, de médiation ou de conciliation en matière de gestion des ressources humaines;
  7. les services d’architecture ou d’ingénierie, sauf ceux reliés à des travaux de construction d’infrastructure de transport;
  8. les services d’architecture paysagère;
  9. les services d’aménagement ou d’urbanisme;
  10. les services d’essais, d’analyse ou d’inspection en vue d’un contrôle de qualité;
  11. les services de nettoyage de bâtiments, y compris l’intérieur;
  12. les services de réparation de machinerie ou de matériel.

 

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Documents à consulter 

Autres Muni-Express concernant
la gestion contractuelle